Službeni glasnik BiH, broj 53/23
Ovaj akt nije unešen na bosanskom jeziku.
Na osnovu člana 18. Odluke o uredskom poslovanju u institucijama Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", br. 74/14), ministar pravde Bosne i Hercegovine, 19. jula 2023. godine, donosi
UPUTSTVO
O NAČINU VRŠENJA UREDSKOG POSLOVANJA U INSTITUCIJAMA BOSNE I HERCEGOVINE
DIO PRVI - OPĆA ODREDBA
Član 1.
(Predmet Uputstva)
Ovim uputstvom uređuju se: klasifikacione oznake predmeta; primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, odnosno akata; zavođenje akata; združivanje akata; dostavljanje predmeta i akata u rad; razvođenje predmeta i akata; rokovnik predmeta; otpremanje pošte i stavljanje predmeta i akata u arhivu; čuvanje predmeta i akata u organima uprave Bosne i Hercegovine, stručnim, tehničkim i drugim službama Predsjedništva Bosne i Hercegovine, Parlamentarne skupštine Bosne i Hercegovine i Vijeća ministara Bosne i Hercegovine te institucijama s javnim ovlaštenjima u dijelu u kojem vrše javna ovlaštenja (u daljnjem tekstu: institucije).
Član 2.
(Elektronsko uredsko poslovanje)
(1) Elektronsko uredsko poslovanje osigurava da se u informacionom sistemu vrše poslovi uredskog poslovanja, odnosno da se u tom sistemu postupa s aktima i njihovim prilozima u elektronskom obliku.
(2) Informacioni sistem uredskog poslovanja je takav informacioni sistem pomoću kojeg se upravlja dokumentima, poslovnim procesima, radnim tokovima i podacima uključujući: izradu dokumenata, prijem, raspoređivanje, obradu, izdavanje, otpremanje, arhiviranje i izlučivanje registraturne građe u okviru vršenja poslova institucije, a u skladu s pravilima uredskog poslovanja.
(3) Ukoliko ispunjavaju tehničke uslove institucije će uspostaviti elektronsko uredsko poslovanje.
(4) Institucije su dužne da zaprimaju i postupaju po aktima zaprimljenim elektronskim putem koji su potpisani elektronskim potpisom u skladu s propisima koji regulišu ovu oblast.
(5) Institucije su dužne osigurati sigurnosnu kopiju (backup) baze podataka predmeta koji se vode u informacionom sistemu uredskog poslovanja.
(6) Institucije koje imaju uspostavljen međusobno interoperabilan informacijski sistem mogu da, uz prethodnu saglasnost, međusobno razmjenjuju dokumente elektronskim putem.
DIO DRUGI - KLASIFIKACIONE OZNAKE PREDMETA
Član 3.
(Vođenje evidencija)
Vođenje evidencije svih predmeta i akata u uredskom poslovanju iz nadležnosti institucija vrši se putem upisnika, djelovodnika i knjige iz člana 6. stav (2) Odluke o uredskom poslovanju u institucijama Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Odluka o uredskom poslovanju).
Član 4.
(Klasifikacione grupe)
(1) Vođenje evidencije vrši se prema jedinstvenim klasifikacionim oznakama koje su razvrstane po materiji i svrstane u odgovarajuće grupe, obilježene dvocifrenim brojevima od 01 do 50 (u daljnjem tekstu: klasifikacione oznake), i to:
01 - Ustavni predmeti
02 - Zakoni, drugi propisi i opći akti
03 - Odbrana
04 - Sigurnost i civilna zaštita
05 - Vanjski poslovi
06 - Evropske integracije
07 - Javna uprava i javne službe
08 - Organizacija i rad sudova
09 - Organizacija i rad tužilaštava
10 - Organizacija i rad pravobranilaštava
11 - Organizacija i rad sudova za prekršaje
12 - Organizacija i rad ombudsmena
13 - Sudski predmeti
14 - Međunarodna i međuentitetska pravna pomoć i saradnja
15 - Izvršenje krivičnih i prekršajnih sankcija
16 - Finansije i trezor
17 - Porezi, doprinosi, takse i ostali prihodi
18 - Carine
19 - Vanjskotrgovinska politika Bosne i Hercegovine
20 - Carinskotarifna politika Bosne i Hercegovine
21 - Međunarodni sporazumi
22 - Ekonomski odnosi sa međunarodnim institucijama
23 - Poslovno okruženje, jedinstven ekonomski prostor i razvoj
24 - Promovisanje preduzetništva
25 - Kontrola prometa roba i usluga pod posebnim režimom
26 - Zaštita potrošača i konkurencija
27 - Veterinarstvo
28 - Poljoprivreda, energetika, okoliš, prirodni resursi, turizam
29 - Komunikacije, promet, elektronsko poslovanje i informatika
30 - Građanska stanja i evidencije
31 - Zdravstvo i socijalna zaštita
32 - Penzije
33 - Nauka i obrazovanje
34 - Rad i zapošljavanje
35 - Kultura i sport
36 - Geodetski, geološki, meteorološki poslovi i deminiranje
37 - Ljudska prava i slobode
38 - Predmeti u vezi s crkvama i vjerskim zajednicama
39 - Nacionalne manjine
40 - Nestala lica
41 - Azil i izbjeglice
42 - Iseljeništvo
43 - Statistika
44 - Akreditiranje
45 - Standardizacija
46 - Mjeriteljstvo
47 - Intelektualno vlasništvo
48 - Patenti
49 - Arhivski poslovi
50 - Drugi predmeti i akti
(2) U grupu 50 - Drugi predmeti i akti - spadaju sve vrste predmeta i akata koji se ne mogu razvrstati u neku od grupa predviđenih pod brojevima od 01 do 49 stava (1) ovog člana.
Član 5.
(Razvrstavanje predmeta i akata)
(1) Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacione oznake vrši se prema sadržaju materije koja se u predmetu ili aktu obrađuje.
(2) Ako se u nekom predmetu ili aktu obrađuje materija koja se odnosi na dvije ili više klasifikacionih oznaka, razvrstavanje tog predmeta i akta vrši se, po pravilu, u onu klasifikacionu oznaku na čiji se sadržaj odnosi pretežni dio materije.
Član 6.
(Klasifikaciona podgrupa)
(1) Ako institucija smatra da je potrebno, radi lakšeg rukovanja i arhiviranja predmeta i akata, u okviru klasifikacione oznake grupe predmeta iz svoje nadležnosti može odrediti podgrupe za iste ili slične predmete koji čine posebnu cjelinu.
(2) Podgrupe za predmete određuju se tako što se iza broja klasifikacione oznake grupe dodaje brojčana oznaka podgrupe u vidu jednocifrenog odnosno dvocifrenog arapskog broja, počevši od broja l pa nadalje.
(3) Podgrupe određuje samostalno svaka institucija, s tim da se broj podgrupe određuje za svaku klasifikacionu oznaku grupa posebno.
(4) Podgrupa predmeta, u okviru klasifikacione oznake grupe, određuju se posebnim rješenjem, koje se donosi na osnovu Liste kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja.
(5) Kod upisivanja podataka u knjige evidencije i prijemni štambilj, brojčana oznaka podgrupe upisuje se u rubriku koja je u tim knjigama predviđena za brojčanu oznaku klasifikacione oznake.
DIO TREĆI - PRIMANJE, OTVARANJE, PREGLEDANJE I RASPOREĐIVANJE POŠTE, ODNOSNO AKATA
I - Prijem pošte
Član 7.
(Prijem pošte)
(1) Prijem pošte obuhvata prijem akata (podnesaka i službenih akata) u institucijama, a vrši se u pisarnici.
(2) Poštu koja se instituciji dostavlja putem poštanske službe, elektronskim putem, putem dostavljača ili je stranka neposredno preda, prima lice ovlašteno za prijem pošte.
(3) Akti koji se dostavljaju elektronskim putem odmah se upisuju u odgovarajućoj knjizi evidenciji pisarnice.
(4) Pošta se prima tokom cijelog radnog vremena u radne dane.
(5) Institucija je dužna na svojoj web stranici objaviti adresu elektronske pošte za primanje akata te navesti druge načine elektronskog i konvencionalnog prijema akata.
(6) Način prijema pošte van radnog vremena i u dane kada se ne radi određuje rukovodilac institucije, saglasno specifičnostima djelatnosti, prilikama i potrebama institucije.
(7) Ukoliko je to neophodno radi organizacije poslovanja ili prostorne izdvojenosti pojedinih organizacionih jedinica, određeni akti mogu se zaprimati i u tim organizacionim jedinicama, s tim da postoji obaveza da se iste odmah evidentiraju u odgovarajuće evidencije pisarnice.
(8) Akti se evidentiraju u odgovarajućim knjigama evidencije.
Član 8.
(Nedostaci kod prijema pošte)
(1) Lice ovlašteno za prijem pošte ne smije odbiti prijem pošte neposredno od stranke ukoliko je pošta upućena instituciji, izuzev ako je to regulisano posebnim propisom.
(2) Ukoliko uz akt koji se dostavlja neposredno nije uplaćena taksa ili iznos takse nije uplaćen u dovoljnom iznosu, lice ovlašteno za prijem pošte postupit će u skladu s odredbama Zakona o administrativnim taksama koje regulišu postupanje institucije u slučajevim kada uz akt nije plaćena ili nije dovoljno plaćena taksa.
(3) Ako akt prilikom neposredne predaje instituciji sadrži koji formalni nedostatak (nije potpisan, nije ovjeren pečatom, nema priloga navedenih u tekstu, nema adrese stranke, takse i sl.), lice ovlašteno za prijem pošte ukazat će stranci na te nedostatke i objasnit će joj kako da ih otkloni.
(4) Ako stranka i pored upozorenja zahtijeva da se akt iz stava (3) ovog člana primi, lice ovlašteno za prijem pošte će primiti isti, s tim što će na aktu sačiniti službenu zabilješku o datom usmenom upozorenju.
(5) U slučaju da institucija nije nadležna za primanje akta, lice ovlašteno za prijem pošte stranku će upozoriti na to i uputiti je da se obrati nadležnom organu.
(6) Na ponovljen zahtjev stranke da se njen akt primi, isti se mora primiti s tim da će lice ovlašteno za prijem pošte sačiniti službenu zabilješku o datom usmenom upozorenju.
Član 9.
(Prijem usmenog saopštenja)
(1) Lice ovlašteno za prijem pošte dužno je stranku koja želi da preda usmeno saopštenje na zapisnik uputiti državnom službeniku ili zaposleniku ovlaštenom za prijem takvog saopštenja.
(2) Ako institucija nije nadležna za prijem usmenog saopštenja na zapisnik, lice ovlašteno za prijem pošte će na to upozoriti stranku i uputiti je da takvu izjavu preda za to nadležnom organu.
(3) Ako stranka i pored toga ponovi svoj zahtjev, državni službenik ili zaposlenik ovlašten za prijem saopštenja je dužan njeno usmeno saopštenje primiti na zapisnik, s tim što će postupiti na način predviđen u članu 8. stav (6) ovog uputstva.
Član 10.
(Prijem pošte putem dostavljača)
(1) Prijem pošte od druge institucije ili pravnog lica, kojа se dostavlja putem dostavljača, potvrđuje se stavljanjem datuma i čitkog potpisa u dostavnoj knjizi ili na dostavnici ili povratnici ili na kopiji akta čiji se original prima.
(2) U svim slučajevima kada je to propisima predviđeno ili kada to odredi rukovodilac institucije, pored datuma i potpisa stavlja se i vrijeme (sat i minut) prijema pošte.
(3) Podatak o vremenu prijema pošte iz stava (2) ovog člana treba evidentirati i na primljenom aktu, odnosno na njegovoj koverti, ako lice ovlašteno za prijem pošte nije ovlašteno za otvaranje pošte.
Član 11.
(Prijem pošte putem poštanske službe)
(1) Prijem pošte koja se instituciji dostavlja preko poštanske službe, kao i podizanje pošte iz poštanskog pregratka, vrši se po propisima kojima je uređen način rada preduzeća poštanskog prometa.
(2) Prilikom prijema, odnosno podizanja pošte iz poštanskog pregratka, lice ovlašteno za prijem pošte ne smije podići pošiljku na kojoj je označena vrijednost ili je u pitanju preporučena pošiljka, ako utvrdi da je pošiljka oštećena.
(3) U slučaju iz stava (2) ovog člana lice ovlašteno za prijem pošte će zahtijevati od odgovornog službenika pošte, odnosno od nadležne jedinice poštanske službe, da se stanje i sadržaj pošiljke (obim i vrsta oštećenja) komisijski utvrdi i tek poslije toga će sa zapisnikom o komisijskom nalazu preuzeti pošiljku.
Član 12.
(Prijem pošte dostavljene elektronskim putem)
(1) Akti dostavljeni u elektronskom obliku s elektronskim potpisom smatraju se svojeručno potpisanim u skladu s posebnim propisima o elektronskom dokumentu.
(2) Akt dostavljan elektronskim putem smatra se podnesenim instituciji u trenutku kad je zaprimanje takvih poruka zabilježeno na poslužitelju.
(3) Ako je akt primljen elektronskim putem, potvrda o prijemu akta dostavlja se elektronskim putem.
(4) Ako se iz tehničkih razloga ne može pročitati akt primljen elektronskim putem, o tome će se odmah na prikladan način obavijestiti pošiljalac akta, koji je dužan ponovo poslati akt u ispravnom elektronskom obliku koji je u upotrebi u instituciji u koju se šalje akt ili ga dostaviti na drugi propisani način.
(5) Ukoliko pošiljalac akta iz stava (4) ovog člana ne postupi po uputi smatra se da akt nije ni zaprimljen.
(6) Ukoliko institucija vrši elektronsko uredsko poslovanje, akti zaprimljeni putem elektronske pošte evidentiraju se u informacionom sistemu uredskog poslovanja.
(7) Ukoliko institucija vrši elektronsko uredsko poslovanje, akti zaprimljeni elektronskim putem elektronski se obrađuju i evidentiraju u informacionom sistemu uredskog poslovanja i, u pravilu, se ne štampaju.
(8) Ukoliko je to potrebno radi efikasnog vođenja elektronskog uredskog poslovanja, rukovodilac institucije može internim aktom u skladu s važećim pozitivnim propisima detaljnije urediti način i obradu elektronski dostavljenih akata.
Član 13.
(Pošiljke koje se ne otvaraju)
(1) Pošiljke primljene u vezi s javnim nabavkama, licitacijama i drugim nadmetanjima, konkursima i slično, ne otvaraju se, već se samo na kovertu stavljaju datum i vrijeme (sat i minut) njihovog prijema.
(2) Ovlašteni državni službenik ili zaposlenik zadužen za poslove iz stava (1) ovog člana dužan je prethodno da upozori pisarnicu na pošiljke koje se u smislu stava (1) ovog člana očekuju i koje se ne smiju otvarati.
Član 14.
(Dostavnica)
(1) Ako je uz kovertu ili akt priložena dostavnica, lice ovlašteno za prijem pošte dužno je na dostavnici upisati datum prijema i potpisati dostavnicu i odmah je vratiti licu koje je dostavilo akt, odnosno kovertu.
(2) Ukoliko institucija vrši elektronsko uredsko poslovanje, dostavnice se evidentiraju u informacionom sistemu uredskog poslovanja, a omotnice se pretvaraju u elektronski oblik zajedno s aktom ako je datum prijema ili predaje akta bitna za računanje rokova ili ako iz akta nisu vidljivi podaci o pošiljaocu, a taj je podatak napisan na omotnici.
Član 15.
(Potvrda o prijemu akta)
(1) Ako stranka koja lično predaje akt u pisarnici traži da se izda potvrda o prijemu akta, takva potvrda mora se izdati.
(2) Potvrdu potpisuje lice ovlašteno za prijem pošte i stavlja otisak pečata institucije.
(3) Potvrda iz stava (2) ovog člana obavezno se mora izdati ako se radi o prijemu akta po kojem se rješava u upravnom postupku i donosi upravni akt.
(4) U potvrdu o prijemu obavezno se upisuje zakonski rok za rješavanje po zahtjevu.
(5) Potvrda o prijemu akta izdaje se na Obrascu broj l.
(6) Prijem akta zaprimljenog elektronskim putem na adresu elektronske pošte za primanje akata iz člana 7. stav (5) Uputstva automatski se potvrđuje slanjem potvrde pošiljaocu akta o tome da je akt zaprimljen i koja ga je institucija zaprimila.
II - Postupak s aktima koji podliježu plaćanju takse
Član 16.
(Akti koji podliježu taksama)
(1) Lice ovlašteno za prijem pošte koje prima poštu neposredno od stranke dužno je da vodi računa o tome koji akti i isprave podliježu plaćanju upravne takse, kolika je visina takse predviđena za pojedine vrste akata, isprava ili radnji u upravnom postupku i u kojim slučajevima postoji zakonski osnov za oslobađanje od plaćanja takse.
(2) U pogledu neplaćenih ili nedovoljno plaćenih iznosa taksi za akte i njihove priloge, kao i u pogledu postupanja s aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde neispravnosti u taksiranju treba postupiti po važećim propisima o taksama.
(3) U slučajevima iz stava (2) ovog člana lice ovlašteno za prijem pošte ukazat će stranci na te nedostatke i objasniti joj kako će ih otkloniti.
(4) Ako se prilikom pregledanja pošte primljene elektronskim putem ili preko poštanske službe utvrdi da za akt nije plaćena taksa ili je nedovoljno plaćena taksa, to će se konstatovati službenom zabilješkom.
Član 17.
(Akti koji su oslobođeni od plaćanja takse)
Ako je akt oslobođen od plaćanja takse, sačinit će se službena zabilješka uz navođenje odgovarajućeg propisa kojim je predviđeno oslobađanje od plaćanja takse.
III - Otvaranje i pregledanje pošte
Član 18.
(Ovlaštenje za otvaranje i pregledanje pošte)
(1) Lice ovlašteno za prijem pošte dužno je cjelokupnu primljenu poštu dostaviti rukovodiocu institucije, odnosno licu ovlaštenom za otvaranje i pregledanje pošte.
(2) Otvaranje i pregledanje cjelokupne pošte institucije (obična pošta, pošta s određenim stepenom tajnosti, vrijednosne pošiljke i dr.) vrši, po pravilu, rukovodilac institucije.
(3) Osim rukovodioca, ukoliko je to propisano pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji institucije, poštu može otvarati i određeni zaposleni u instituciji kojem je otvaranje i pregledanje pošte u opisu radnog mjesta.
(4) Izuzetno od stava (3) ovog člana, rukovodilac institucije može ovlastiti i drugo lice za vršenje poslova iz stava (2) ovog člana, o čemu donosi posebno rješenje.
(5) Ovlaštenje za otvaranje i pregledanje pošte kvalifikovane određenim nivoom tajnosti vrši se u skladu s propisima o tajnim podacima.
Član 19.
(Pošta koju otvaraju i pregledaju posebne komisije)
Pošiljke koje se odnose na raspisane konkurse, oglase, javne nabavke, licitacije i druga nadmetanja i slično, otvara komisija formirana za te poslove, ako nije drukčije određeno.
Član 20.
(Hitna pošta)
(1) Hitnu poštu primljenu van redovnog radnog vremena i u dane kada se ne radi otvara dežurni zaposleni, ako u instituciji postoji služba dežurstva.
(2) Poštu iz stava (1) ovog člana, koja je kvalifikovana kao tajni podatak stepena interno, dežurni zaposleni može otvoriti samo ako je potpisao izjavu da je upoznat sa Zakonom o tajnim podacima, a za stepen povjerljivo i više, samo ukoliko ima dozvolu za pristup tajnim podacima.
Član 21.
(Lična pošta)
(1) Pošta primljena na ime određenog državnog službenika ili zaposlenika u instituciji uručuje se neotvorena tom licu.
(2) Ako to lice nakon otvaranja pošiljke utvrdi da pošiljka predstavlja akt upućen instituciji, dužnо je taj akt najkasnije narednog radnog dana vratiti pisarnici radi evidentiranja.
Član 22.
(Otvaranje pošte)
(1) Otvaranje pošte vrši se tako da se ne povrijede poštanski žigovi i pečati ili druge oznake na omotu (adresa pošiljaoca, poštanske naljepnice, oznake akta i dr.), kao i akti i prilozi koji se nalaze u koverti.
(2) Prilikom otvaranja pošte iz stava (1) ovog člana naročito treba provjeriti da li se oznake i brojevi napisani na koverti slažu s oznakama i brojevima primljenog akta.
(3) Ako neki od akata naznačenih na koverti nedostaje ili su primljeni prilozi bez propratnog akta i obrnuto ili se ne vidi ko je pošiljalac, o tome će se sačiniti službena zabilješka koja će se priložiti u koverti.
(4) U slučaju iz stava (3) ovog člana lice ovlašteno za prijem pošte je dužno da o tome obavijesti pošiljaoca, ako za to postoji mogućnost.
(5) Uz primljeni akt obavezno se prilaže i koverta kad god datum predaje pošti može biti od važnosti za računanje rokova (rok za podnošenje zahtjeva ili žalbe, rok za učestvovanje na konkursu, tenderskoj proceduri i sl.) ili kad se iz akta ne može utvrditi mjesto odakle je poslat ili ime podnosioca, a ovi su podaci označeni na koverti.
(6) Ako je u jednoj koverti prispjelo više akata uz koje bi trebalo priložiti kovertu, ona će se priložiti uz jedan akt, a na ostalim aktima će se priložiti kopija koverte uz naznaku uz koji akt je priloženа originalna koverta.
Član 23.
(Nedostaci kod prijema pošte)
(1) Prije otvaranja koverti koje se odnose na preporučene pošiljke, kao i omota paketa ili druge pošte koja je primljena oštećena, a za koju postoji sumnja da je neovlašteno otvarana, lice ovlašteno za prijem pošte treba u prisutnosti još dva službenika ili zaposlenika sačiniti službenu zabilješku u kojoj će konstatovati vrstu i obim oštećenja i što u primljenim pošiljkama nedostaje.
(2) Ako se nakon otvaranja pošte utvrdi da postoje određeni nedostaci, te nedostatke treba konstatovati službenom zabilješkom na aktu koja se ispisuje neposredno uz otisak prijemnog štambilja (na primjer: ako aktu nedostaju prilozi navedeni u aktu, upisuje se "primljeno bez priloga", a ako aktu nedostaju samo pojedini prilozi, onda se upisuju nazivi tih priloga i sl.).
(3) Ako se u koverti nađe akt adresiran na neku drugu instituciju ili pravno ili fizičko lice, na tom aktu se upisuje zabilješka "pogrešno dostavljen" i akt se na najpogodniji način, dostavljačem ili putem pošte, dostavlja onom kome je upućen.
(4) Izuzetno od stava (3) ovog člana, ukoliko je akt adresiran na inozemnu instituciju ili pravno ili fizičko lice, akt će se na najpogodniji način vratiti pošiljaocu akta.
(5) Akti iz stava (3) i (4) ovog člana se ne zavode u knjige evidencije.
(6) Ako se prilikom otvaranja pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrijednost, službenom zabilješkom će se konstatovati njihova vrsta i iznos (na primjer: "primljeno 5 KM" ili "primljeno poštanskih maraka u vrijednosti od 3 KM", itd.).
IV - Određivanje organizacionih jedinica kojima se pošta dostavlja u rad i raspoređivanje pošte (signiranje)
Član 24.
(Rješenje o određivanju organizacionih jedinica kojima se pošta dostavlja u rad)
(1) U cilju raspoređivanje pošte na državne službenike ili zaposlenike koji su nadležni za rad na predmetu, odnosno aktu, odredit će se organizacione jedinice kojima će se pošta dostavljati u rad.
(2) Pod organizacionim jedinicama u smislu ovog člana podrazumijevaju se osnovne organizacione jedinice institucije, komisije i radni organi unutar institucije, radna mjesta zaposlenih u instituciji ukoliko ne postoje osnovne organizacione jedinice u instituciji, specifična radna mjesta u instituciji i sl.
(3) Organizacione jedinice iz stava (2) ovog člana određuju se prema unutrašnjoj organizaciji institucije koja je utvrđena njenim pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji za osnovne organizacione jedinice i radna mjesta, odnosno prema nazivu komisija i radnih organa, osnovanih posebnim aktom rukovodioca institucije.
(4) Organizacione jedinice iz stava (2) ovog člana određuju se rješenjem koje donosi rukovodilac institucije.
(5) Rješenje iz stava (4) ovog člana sadrži nazive organizacionih jedinica i njihove brojeve.
(6) Doneseno rješenje mijenja se ako dođe do izmjena organizacionih jedinica kojima se pošta dostavlja u rad.
(7) Organizacione jedinice označavaju se arapskim brojevima na način što se polazi od radnog mjesta rukovodilaca institucije koji se označava brojem 01, nakon toga upisuje se radno mjesto zamjenika rukovodilaca, ako postoji zamjenik, a nakon toga slijede brojčane oznake za organizacione jedinice redoslijedom kojim su utvrđene pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji institucije, a ako nema organizacionih jedinica, onda se prema tom pravilniku određuju brojčane oznake za radna mjesta kojima će se pošta dostavljati u rad, nakon čega se upisuju komisije i radni organi.
Član 25.
(Signiranje pošte)
(1) Signiranje (raspoređivanje) pošte vrši rukovodilac institucije, odnosno lice ovlašteno za pregledanje i raspoređivanje pošte.
(2) Signiranje pošte podrazumijeva raspoređivanje akata, odnosno predmeta na organizacione jedinice, radna mjesta (ako u instituciji ne postoje organizacione jedinice), te komisije i radne organe kojima se predmeti i akti trebaju dostaviti u rad.
(3) Signiranje pošte zaprimljene u fizičkom obliku vrši se na način što se na svaki akt, poslije pregledanja, na prvoj stranici akta, u desnom gornjem uglu upisuju broj organizacione jedinice i datum otvaranja i pregledanja pošte (npr. 1 - 3. 11. 2022. godine).
(4) Kada se signiranje pošte vrši na osnovne organizacione jedinice, rukovodioci osnovnih organizacionih jedinica svaki akt signiraju na unutrašnju organizacionu jedinicu ili konkretno radno mjesto.
(5) Kada se signiranje pošte vrši na unutrašnje organizacione jedinice, rukovodioci unutrašnjih organizacionih jedinica svaki akt signiraju na konkretno radno mjesto.
(6) Kada se završi signiranje pošte, akti, odnosno predmeti predaju se ovlaštenom licu pisarnice na daljnji postupak.
(7) Posebnim rješenjem rukovodioca institucije može se propisati da se određene vrste predmeta i akata mogu neposredno dostavljati ovlaštenim organizacionim jedinicama unutar institucije, koje dalje signiranje vrše u skladu s odredbama stava (4) ovog člana ukoliko se radi o osnovnim organizacionim jedinicama ili stava (5) ovog člana ukoliko se radi o unutrašnjim organizacionim jedinicama.
(8) Ukoliko institucija vrši elektronsko uredsko poslovanje, rukovodilac posebnim rješenjem može propisati da se predmeti i akti mogu automatski raspoređivati u rad putem informacionog sistema uredskog poslovanja kada je to potrebno i moguće u radnom procesu.
DIO ČETVRTI - ZAVOĐENJE AKATA
I - Način i vrijeme zavođenja akata
Član 26.
(Zavođenje akata)
(1) Kada zaposleni u pisarnici primi signiranu poštu, pristupa njenom zavođenju u odgovarajuće knjige evidencija.
(2) Zavođenje signirane pošte vrši se, u pravilu, istoga dana i pod istim datumom pod kojim su akti primljeni.
(3) U slučaju kada je pošta dostavljena elektronskim putem nakon isteka radnog vremena institucije ili u dane kada institucija ne radi, ista se signira i upisuje u odgovarajuću evidenciju predmeta prvog narednog radnog dana.
(4) Upisom prvog akta u odgovarajuću evidenciju predmeta uspostavlja se predmet.
(5) Akte s određenim rokovima, kao i druge hitne akte treba zavesti prije ostalih i odmah dostaviti u rad nadležnom državnom službeniku ili zaposleniku (obrađivaču predmeta).
(6) Ako se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih opravdanih razloga akti ne mogu zavesti istog dana kada su primljeni, zavest će se najkasnije prvog narednog radnog dana, prije zavođenja nove pošte.
(7) U knjige evidencija ne zavode se pošiljke koje ne predstavljaju službenu prepisku.
(8) Ako se za određene akte vode posebne evidencije, a ne evidencije predviđene ovim uputstvom, u tom slučaju podaci o tom aktu upisuju se u posebnu evidenciju, saglasno s propisom o toj evidenciji.
(9) Ukoliko institucija vrši elektronsko uredsko poslovanje, svi akti se obrađuju u informacionom sistemu uredskog poslovanja.
(10) Ukoliko institucija vrši elektronsko uredsko poslovanje, akti i njihovi prilozi primljeni u fizičkom obliku pretvaraju se u elektronski oblik.
(11) U slučaju iz stava (10) ovog člana akte i priloge primljene u fizičkom obliku u elektronski oblik pretvara službeno lice koje vrši poslove pisarnice, ako je to tehnički moguće.
(12) O aktima i prilozima primljenim u fizičkom obliku koje iz tehničkih razloga nije moguće pretvoriti u elektronski oblik sastavlja se službena zabilješka u informacionom sistemu uredskog poslovanja.
Član 27.
(Utvrđivanje klasifikacione oznake akta)
(1) Zavođenje akata u odgovarajuću knjigu evidencije vrši se tako što se prethodno mora odrediti broj klasifikacione oznake u koju grupu akt spada.
(2) Određivanje klasifikacione oznake vrši se prema grupama predmeta i akata koje su utvrđene u članu 4. ovog uputstva.
(3) Određivanje klasifikacionih oznaka vrši zaposleni u pisarnici prilikom formiranja predmeta.
(4) Ukoliko obrađivač predmeta ocijeni da nije određena odgovarajuća klasifikaciona oznaka, odnosno ukoliko se u toku postupka promijeni materija predmeta, zatražit će od zaposlenog u pisarnici, u formi službene zabilješke na omotu predmeta, promjenu klasifikacione oznake.
Član 28.
(Razvrstavanje pošte)
(1) Kod razvrstavanja pošte na posebne cjeline naročitu pažnju treba posvetiti odvajanju predmeta upravnog postupka, a posebno akata poslovanja i ostalih akata o kojima se ne rješava u upravnom postupku.
(2) Svojstvo predmeta upravnog postupka određuje se prema tome hoće li se postupak po tim predmetima okončati donošenjem upravnog akta (rješenje, zaključak ili akt drugog naziva kojim se okončava upravni postupak ukoliko je to propisano posebnim zakonom).
(3) Rješenja koja se tiču radnopravnog statusa zaposlenih u instituciji upisuju se u djelovodnik predmeta.
Član 29.
(Upisivanje podataka)
Upisivanje podataka u rubrike predviđene u knjigama evidencije vrši se prema uputstvima koja su datа uz knjige evidencije, odnosno prema nazivima pojedinih rubrika.
Član 30.
(Prijemni štambilj)
(1) Nakon što se izvrši otvaranje i pregledanje pošte, pristupa se stavljanju otiska prijemnog štambilja na akt.
(2) Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po pravilu, u gornji desni ugao prve stranice akta, a ako tu nema dovoljno mjesta, onda se stavlja na drugo pogodno mjesto prve stranice, vodeći pri tome računa da tekst akta ostane potpuno čitak i razumljiv.
(3) U slučaju da na prednjoj strani akta nema dovoljno mjesta, otisak prijemnog štambilja treba staviti u gornji lijevi ugao poleđine akta.
(4) Ako su obje strane akta u cjelini popunjene tekstom, otisak prijemnog štambilja stavlja se na list čistog papira koji se pričvršćuje uz akt.
(5) Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na priloge dostavljene uz akt.
(6) Prijemni štambilj izrađuje se prema Obrascu broj 2.
(7) Ako je akt zaprimljen elektronskim putem, podaci koje sadrži prijemni štambilj upisuju se u odgovarajuću knjigu evidencije.
II - Upisivanje podataka u osnovne knjige evidencija
Član 31.
(Jednoobraznost osnovnih knjiga evidencije)
Osnovne knjige evidencije su jedinstvene za sve institucije.
Član 32.
(Upisnici prvostepenih i drugostepenih predmeta upravnog postupka i javnih nabavki)
(1) Upisnici prvostepenih i drugostepenih predmeta upravnog postupka i javnih nabavki su pravougaonog oblika, vodoravnog položaja, dimenzija 50 cm x 40 cm.
(2) U upisnicima iz stava (1) ovog člana predmeti se zavode po hronološkom redu koji se označavaju rednim brojevima.
(3) Svaki od upisnika zaključuje se zadnjeg radnog dana kalendarske godine službenom zabilješkom napisanom ispod posljednjeg rednog broja.
(4) Službena zabilješka iz stava (3) ovog člana sadrži: ukupan broj predmeta upravnog postupka ili javnih nabavki koji su zavedeni u toj godini, datum i potpis službenog lica ovlaštenog za vođenje uredskog poslovanja i otisak pečata institucije.
(5) Upisnici iz stava (1) ovog člana mogu se upotrebljavati za više godina, s tim što svaku godinu treba posebno zaključiti na način predviđen u odredbi stava (3) ovog člana.
(6) Upisnik prvostepenih predmeta upravnih postupaka (UP-1) vodi se na Obrascu broj 3.
(7) Upisnik drugostepenih predmeta upravnih postupaka (UP-2) vodi se na Obrascu broj 4.
(8) Upisnik prvostepenih predmeta javnih nabavki (JN-1) vodi se na Obrascu broj 5.
(9) Upisnik drugostepenih predmeta upravnih postupaka (JN-2) vodi se na Obrascu broj 6.
Član 33.
(Djelovodnik predmeta)
(1) Djelovodnik predmeta je pravougaonog oblika, horizontalnog položaja, formata A3.
(2) Djelovodnik se vodi po sistemu osnovnih (rednih) brojeva i podbrojeva koji se zavode po hronološkom redu, počevši od broja 1.
(3) Osnovnim brojem označava se predmet svakog primljenog ili vlastitog akta kada se prvi put zavodi u djelovodnik.
(4) Osnovni broj predmeta se ne mijenja.
(5) Podbrojevima se označavaju primljeni akti koji se odnose na isti predmet, s tim što se prvi akt predmeta zavodi pod osnovnim brojem i dobija podbroj l, dok se svi naknadno primljeni akti koji se odnose na taj predmet zavode dodavanjem narednih podbrojeva (2, 3, 4, itd.).
(6) U djelovodnik se ne zavode predmeti za koje se po važećim propisima vode posebne evidencije niti predmeti koji ne predstavljaju službenu prepisku (npr. dostavnice, službena glasila, časopisi, čestitke, razglednice, brošure i sl.).
(7) Svi naknadno primljeni akti koji se odnose na isti predmet zavode se na taj način što se popunjavaju samo kolone 3, 4, 5 u okviru istog osnovnog broja i to redom kojim su akti primljeni.
(8) Ukoliko postoji potreba, za predmete koji su većeg obima može se odrediti popis akata, koji je sastavni dio djelovodnika.
(9) Djelovodnik predmeta popunjava se na način objašnjen u uputstvu datom u sastavu Obrasca broj 7.
(10) Djelovodnik se zaključuje zadnjeg radnog dana kalendarske godine službenom zabilješkom napisanom ispod posljednjeg rednog broja.
(11) Djelovodnik predmeta može se upotrebljavati za više godina, s tim što se za svaku godinu treba posebno zaključiti na način propisan u stavu (10) ovog člana.
(12) Djelovodnik predmeta vodi se na Obrascu broj 7.
Član 34.
(Upisnik evidencija za tajne podatke)
Evidencije tajnih podataka vode se u skladu s propisima o zaštiti tajnih podataka.
Član 35.
(Arhivska knjiga)
(1) Arhivska knjiga je pravougaonog oblika, formata A4.
(2) Sadržaj, način vođenja i korištenja arhivske knjige propisat će se posebnim uputstvom, uz prethodnu saglasnost Arhiva Bosne i Hercegovine.
Član 36.
(Elektronsko vođenje osnovnih knjiga evidencije)
(1) Podaci iz osnovnih knjiga evidencije mogu se voditi elektronski.
(2) U slučaju elektronskog vođenja osnovnih knjiga evidencije neophodno je osigurati zaštitu unesenih podataka i njihovo skladištenje najmanje u rokovima utvrđenim Listom kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja.
III - Omoti za predmete
Član 37.
(Omoti)
(1) Svaki primljeni, odnosno vlastiti akt kojim se otvara novi predmet, nakon što se zavede u odgovarajuću knjigu evidencije, ovlašteni zaposleni u pisarnici ulaže u odgovarajući omot za predmete.
(2) U omot iz stava (1) ovog člana ulažu se akti i prilozi koji se odnose na isti predmet.
(3) Omoti za predmete izrađeni su prema vrstama predmeta na jedinstvenom obrascu formata A-4, i to:
a) u omot bijele boje ulažu se predmeti koji su zavedeni u djelovodnik predmeta,
b) u omot označen zelenom bojom ulažu se prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se postupak pokreće na zahtjev stranke i prvostepeni predmeti javnih nabavki,
c) u omot označen plavom bojom ulažu se prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se upravni postupak pokreće po službenoj dužnosti,
d) u omot označen žutom bojom ulažu se drugostepeni predmeti upravnog postupka i drugostepeni predmeti javnih nabavki.
(4) Omoti za predmete iz stava (3) ovog člana uz lijevu ivicu omota imaju odgovarajuću boju omota širine dva cm.
(5) Omoti iz stava (3) ovog člana izrađuju se prema Obrascu broj 8.
(6) Izgled i sadržaj omota za predmete koji sadrže tajne podatke propisan je propisima o zaštiti tajnih podataka.
(7) Odredbe ovog člana ne odnose se na one predmete koji se u potpunosti vode u elektronskoj formi.
Član 38.
(Sadržaj omota)
(1) Kada se predmet odnosno akt uloži u odgovarajući omot, onda se na prvoj stranici omota u gornji lijevi ugao stavlja otisak prijemnog štambilja i vrši njegova popuna predviđenim podacima, a kod oznake "Predmet" upisuje se naziv predmeta o kojem se radi.
(2) Kada se predmet, odnosno akt uloži u odgovarajući omot, onda se na prvoj unutrašnjoj stranici omota vrši poimenično upisivanje svih priloga koji se nalaze u omotu.
(3) Evidencija iz stava (2) ovog člana ima obavezan karakter i ona predstavlja hronološki pregled cjelokupnog sadržaja predmeta.
(4) U evidenciji se po vremenskom redoslijedu upisuju svi akti, podnesci i prilozi (službene zabilješke, žalbe i dr.) koji se nalaze u predmetu, izuzev dostavnica.
Član 39.
(Naknadno primljeni akti)
(1) Naknadno primljeni akt koji se odnosi na predmet koji se već nalazi u radu u organizacionoj jedinici, odnosno kod obrađivača predmeta dostavlja se bez omota i združuje s formiranim predmetom.
(2) Obrađivač predmeta koji primi akt iz stava (1) ovog člana dužan je primljeni akt odmah po prijemu uložiti u odgovarajući omot predmeta, a podatke o primljenom aktu upisati na prvoj unutrašnjoj stranici omota predmeta u popis akata i priloga.
Član 40.
(Zamjena oštećenog omota predmeta)
Ako je omot predmeta znatno oštećen, zaposleni u pisarnici će predmet uložiti u novi omot i na njemu upisati podatke sa omota koji se zamjenjuje.
DIO PETI - REKONSTRUKCIJA PREDMETA
Član 41.
(Rekonstrukcija predmeta)
(1) Ako se pojedini predmet izgubi, ošteti ili uništi, izvršit će se rekonstrukcija (obnova) predmeta.
(2) Rekonstrukcija predmeta vrši se u skladu s odredbama Zakona o upravnom postupku, na osnovu rješenja rukovodioca institucije.
(3) Pri rekonstrukciji predmeta obnovit će se oni dijelovi predmeta koji su važni s obzirom na razloge zbog kojih je odobren postupak rekonstrukcije predmeta.
(4) Predmet se rekonstruira na osnovu njegove originalne digitalne kopije pohranjene u bazi podataka predmeta informacionog sistema uredskog poslovanja institucije, prijepisa nestalih, oštećenih ili uništenih akata kojima raspolažu stranke, institucija ili drugi organi, fizička i pravna lica, kao i podataka iz glavnih i pomoćnih knjiga evidencije.
(5) Ukoliko je nastupilo oštećenje ili nestanak originalne kopije predmeta iz stava (4) ovog člana, potrebno je pristupiti rekonstrukciji predmeta na osnovu sigurnosne kopije (backupa) baze podataka predmeta informacionog sistema uredskog poslovanja.
(6) Postupak rekonstrukcije predmeta će se provesti samo ukoliko je to nužno i ako nije protekao rok do kojeg se čuvaju predmeti određene materije.
Član 42.
(Duplikat omota predmeta)
Kada se izvrši rekonstrukcija predmeta, zaposleni u pisarnici će izdati duplikat omota predmeta, na kojem će naznačiti da se radi o duplikatu.
DIO ŠESTI - ZDRUŽIVANJE AKATA
Član 43.
(Združivanje akata)
(1) Prije dostavljanja akata u rad organizacionoj jedinici, odnosno obrađivaču predmeta mora se izvršiti združivanje akata s predmetom na koji se odnosi.
(2) Združivanje akata iz stava (1) ovog člana se vrši na način da se svi akti i prilozi koji se odnose na isti predmet ulažu u omot predmeta na koji se odnose.
(3) Akte istog predmeta koji naknadno budu dostavljeni treba uložiti u omot predmeta na koji se dostavljeni akt odnosi.
(4) Ako se predmet kome treba pridružiti novi akt nalazi u radu kod organizacione jedinice, odnosno obrađivača predmeta, taj akt se dostavlja toj organizacionoj jedinici, odnosno obrađivaču predmeta radi ulaganja u odgovarajući omot predmeta, s tim što ovlašteni zaposleni u pisarnici treba na primljenom aktu upisati datum prijema akta, kao i broj iz evidencije.
Član 44.
(Združivanje akata u elektronskom uredskom poslovanju)
(1) Ukoliko institucija vrši elektronsko uredsko poslovanje, u slučaju kada su za isti sadržaj otvorena dva ili više predmeta isti će se prema uputstvu službenog lica u informacionom sistemu uredskog poslovanja povezati na način da se svi predmeti vode pod brojem predmeta koji je prvi otvoren, a kod ostalih predmeta onemogućit će se daljnji rad.
(2) Akti upisani u predmet na kojem je onemogućen rad evidentirat će se u predmet koji je prvi otvoren prema narednom slobodnom rednom broju akata u predmetu.
Član 45.
(Razdvajanje predmeta)
(1) Ukoliko je sadržaj jednog predmeta potrebno razdvojiti u više različitih predmeta, otvorit će se potreban broj predmeta pod različitim brojevima predmeta.
(2) Akti iz prvog predmeta prema pisanoj uputi službenog lica koje rješava predmet mogu se evidentirati i u novom predmetu.
(3) Ako neupravni predmet treba postati upravni, predmet se nastavlja voditi pod novim brojem predmeta, a u odgovarajućim knjigama evidencije će se evidentirati takva promjena uz navođenje razloga i broja novog predmeta.
DIO SEDMI - DOSTAVLJANJE PREDMETA I AKATA U RAD
I - Dostava predmeta i akata u rad
Član 46.
(Interna dostavna knjiga)
(1) Kada ovlašteni zaposleni u pisarnici završi zavođenje i združivanje akata i predmeta, dužan je te akte i predmete dostaviti u rad nadležnim organizacionim jedinicama, odnosno obrađivačima predmeta zaduženim za prijem pošte u rad, kada nema organizacionih jedinica.
(2) Dostavljanje u rad vrši se istog, a najkasnije narednog radnog dana po njihovom zavođenju i združivanju.
(3) Dostavljanje predmeta i akata u rad vrši se putem interne dostavne knjige, koja se vodi za svaku organizacionu jedinicu kojoj se pošta dostavlja u rad, ukoliko se elektronskim putem ne može sa sigurnošću pratiti tok predmeta između pisarnice i unutrašnjih organizacionih jedinica.
(4) Interna dostavna knjiga vodi se na Obrascu broj 9.
Član 47.
(Knjiga za ličnu poštu)
(1) Dostavljanje pošte koja glasi na ime lica zaposlenog u instituciji vrši se preko Knjige za ličnu poštu.
(2) Preporučene pošiljke, novčana pisma i druga pošta koja glasi na ime lica zaposlenog u instituciji, čiji je prijem u pisarnici pismeno potvrđen, predaje se primaocu na način što on na potvrdi o prijemu pošiljke stavlja svoj čitak potpis i datum prijema, ako je to potrebno.
(3) Knjiga za ličnu poštu vodi se na Obrascu broj 10.
Član 48.
(Karton za službene glasnike i novine)
(1) Službena glasila, časopisi, literatura i druge publikacije dostavljaju se državnim službenicima ili zaposlenicima preko kartona za službene glasnike i novine.
(2) Karton za službene glasnike i novine vodi se na Obrascu broj 11.
II - Prijem i otprema računa
Član 49.
(Knjiga primljenih računa)
(1) Prijem računa i drugih finansijskih akata i dokumentacije, za koje su predviđene posebne evidencije, zavodi se u Knjigu primljenih računa i putem iste knjige ti računi se dostavljaju u rad organizacionoj jedinici, odnosno državnom službeniku ili zaposleniku nadležnom za finansijsko-materijalno poslovanje u instituciji.
(2) Na primljene račune koji se dostavljaju u pismenom obliku stavlja se otisak prijemnog štambilja.
(3) Knjiga primljenih računa vodi se na Obrascu broj 12.
Član 50.
(Knjiga za otpremu računa)
(1) Otprema računa i drugih finansijskih akata i dokumentacije vrši se putem Knjige za otpremu računa.
(2) Knjiga za otpremu računa vodi se na Obrascu broj 13.
DIO OSMI - SLUŽBENI AKTI I FAKSIMIL
Član 51.
(Sastavni dijelovi službenog akta)
(1) Ako posebnim propisima nije drugačije određeno, svaki službeni akt sadrži dijelove utvrđene u odredbi člana 5. Odluke o uredskom poslovanju, a obuhvata osnovne i pomoćne dijelove akta.
(2) Institucije će u međusobnoj komunikaciji preferirati upotrebu pisane komunikacije i razmjenu podataka elektronskim putem.
(3) Institucije koje posjeduju sigurni elektronski potpis trebaju u komunikaciji s fizičkim i pravnim licima koja su im se obratila elektronskim putem ostvarivati dalju pisanu komunikaciju elektronskim putem.
I - Osnovni dijelovi službenog akta
Član 52.
(Osnovni dijelovi službenog akta)
Osnovni dijelovi službenog akta su:
a) zaglavlje službenog akta,
b) naziv i adresa primaoca službenog akta,
c) predmet službenog akta,
d) sadržaj službenog akta,
e) potpis ovlaštenog lica i
f) otisak službenog pečata.
Član 53.
(Zaglavlje službenog akta)
(1) Zaglavlje službenog akta sadrži sljedeće podatke koji se pišu jedan ispod drugog: Bosna i Hercegovina, puni naziv institucije, broj akta, mjesto i datum donošenja akta.
(2) Tekst "Bosna i Hercegovina" i puni naziv institucije pišu se na dva pisma (latinici i ćirilici) i tri jezika u službenoj upotrebi u Bosni i Hercegovini, raspoređeno tako da je na vrhu akta u njegovoj sredini grb Bosne i Hercegovine, a s lijeve i desne strane navedeni natpisi, na jednoj strani napisani latiničnim, a na drugoj strani ćiriličnim pismom, obuhvatajući natpise na tri jezika u službenoj upotrebi u Bosni i Hercegovini.
(3) Broj akta sadrži sljedeće podatke: broj organizacione jedinice, broj klasifikacione oznake predmeta i redni broj predmeta uzet iz odgovarajuće osnovne knjige evidencije i godinu zavođenja (npr. 01-02-132/22).
(4) U slučaju kada se akt dostavlja interno, unutar institucije, broj akta može sadržavati broj organizacione jedinice, naznaku "interno" i broj godine (npr. 01-Interno/22).
Član 54.
(Naziv i adresa primaoca službenog akta)
Naziv i adresa primaoca službenog akta sadrži puni naziv, odnosno ime i prezime primaoca akta, sjedište i poštanski broj, uz naznaku ulice i broja (poštanskog pregratka) primaoca.
Član 55.
(Predmet službenog akta)
(1) Oznaka "Predmet" sadrži kratak sadržaj pitanja ili materije na koju se akt odnosi, a ispisuje se ispod naziva i adrese primaoca.
(2) Pri određivanju predmeta akta treba se držati sljedećih pravila:
a) za predmete koji se ne odnose na fizička niti pravna lica navodi se samo kratak sadržaj stvari o kojoj se u aktu raspravlja (na primjer: uredsko poslovanje, mišljenje, objašnjenje i sl.),
b) za predmete koji se odnose na fizička ili pravna lica navodi se ime i prezime te prebivalište (za fizička lica), odnosno naziv i sjedište (za pravna lica) i kratak sadržaj pitanja koja se odnose na akt (na primjer: Marko Marković, Sarajevo - razrez poreza ili Bolnica Koševo, Sarajevo - dodjela sredstava za nabavku bolničke opreme i sl.),
c) ako se predmet odnosi na više lica, navodi se samo prvo lice i riječi: "i dr.".
Član 56.
(Sadržaj službenog akta)
(1) Sadržaj teksta akta mora biti jasan, sažet i čitak.
(2) U tekstu se mogu upotrebljavati samo one skraćenice koje su uobičajene i lako razumljive.
(3) Zakone i druge propise koji se navode u aktu treba, po pravilu, napisati njihovim punim nazivom uz naznaku naziva, broja i godine službenog glasila u kojima su ti propisi objavljeni.
(4) Ukoliko se u tekstu službenog akta ponavlja naziv zakona ili drugog propisa, prilikom njegovog prvog navođenja može se izvršiti skraćenje naziva zakona ili drugog propisa (npr. Zakon o upravnom postupku ("Službeni glasnik BiH", br. 29/02, 12/04, 88/07, 93/09, 41/13 i 53/16) – u daljnjem tekstu: ZUP).
Član 57.
(Funkcija, ime i prezime potpisnika službenog akta)
(1) Akte potpisuje ovlašteno službeno lice u ime institucije.
(2) Iza teksta sadržaja akta, s desne strane, upisuju se funkcija i ime i prezime lica ovlaštenog za potpisivanje akta.
(3) Ime i prezime potpisnika akta ispisuju se bez zagrade, neposredno ispod naziva njegove funkcije.
(4) Akt može biti potpisan sigurnim elektronskim potpisom, svojeručno, ili faksimilom, u skladu s ovim uputstvom.
Član 58.
(Otisak službenog pečata)
(1) Na službenom aktu koji se otprema u fizičkom obliku stavlja se s lijeve strane potpisa ovlaštenog službenog lica otisak pečata institucije i to tako da otisak pečata ne zahvati tekst naziva funkcije potpisnika akta.
(2) Akt u elektronskom obliku, potpisan sigurnim elektronskim potpisom ne sadržava pečat.
II - Pomoćni dijelovi službenog akta
Član 59.
(Pomoćni dijelovi službenog akta)
(1) Pomoćni dijelovi akta obuhvataju sljedeće podatke:
a) vezu službenog akta,
b) priloge službenog akta,
c) poseban način otpreme službenog akta i
d) lica kojima je službeni akt dostavljen.
(2) Ukoliko institucija vrši elektronsko uredsko poslovanje, odlazni akt može sadržavati podatak o instituciji koja šalje akt, broj akta, datum i mjesto sačinjavanja akta, koji se iskazuje u obliku linearnog ili 2D bar koda.
Član 60.
(Veza službenog akta)
Ispod oznake "Predmet" upisuje se, radi lakšeg združivanja akata i predmeta, "Veza" akta, i to:
a) broj i datum primljenog akta na koji se odgovora (npr. Veza: Vaš akt broj: 01-12-111/22 od 24. 11. 2022. godine),
b) broj i datum ranije otpremljenih akata, naročito kod urgencija ili naknadnih pošiljki (npr. Veza: Naš akt broj: 01-12-99/22 od 21. 11. 2022. godine).
Član 61.
(Prilozi službenog akta)
(1) Ako se uz službeni akt dostavljaju prilozi, u tom slučaju oznaka o tome stavlja se ispod završetka sadržaja teksta akta s lijeve strane.
(2) Prilozi se označavaju njihovim ukupnim brojem, ako se u tekstu akta navode njihovi nazivi (npr.: Prilozi: 3), odnosno njihovim punim nazivom, ako se u tekstu ne navode njihovi nazivi (npr.: Prilog: Uvjerenje o položenom stručnom upravnom ispitu).
(3) Ukoliko se uz službeni akt dostavlja više primjeraka istog priloga, onda se uz navođenje punog naziva priloga u zagradi navodi i broj primjeraka istog (npr.: "Prilog: Kopija Uvjerenja o položenom stručnom upravnom ispitu (2X)").
Član 62.
(Poseban način otpreme službenog akta)
(1) Ako se službeni akt ne otprema običnom poštom ili dostavljačem, u tom slučaju na aktu treba označiti poseban način otpreme (na primjer: "preporučeno", "avionom" i sl.).
(2) Ova oznaka stavlja se ispod sadržaja teksta akta s lijeve strane.
Član 63.
(Lica kojima je službeni akt dostavljen)
(1) Na kraju sadržaja teksta službenog akta s lijeve strane, ispod oznake "Prilog", upisuje se oznaka "Dostavljeno", ispod koje se upisuju nazivi organa ili fizičkih ili pravnih lica kojima se akt treba dostaviti.
(2) Na ovaj način treba postupiti i u slučaju kada se primljeni službeni akt dostavlja na rješavanje nadležnoj instituciji, pa se o tome obavještava pošiljalac akta radi znanja.
Član 64.
(Adresa i kontakt institucije)
Na dnu službenog akta, ispod horizontalne linije upisuju se: adresa, sjedište, brojevi telefona, telefaksa, mail i druge adrese institucije koja je donijela akt.
Član 65.
(Linearni ili 2D bar kod)
U pravilu, linearni ili 2D bar koda se stavlja u gornjem desnom uglu akta.
III - Faksimil
Član 66.
(Pojam faksimila)
U smislu ovog uputstva faksimil je otisak svojeručnog potpisa rukovodioca institucije koji se na službene akte institucije stavlja otiskom pečata ili skenirana slika potpisa rukovodioca institucije koja se na službene akte štampa zajedno sa sadržajem dokumenta koji se potpisuje.
Član 67.
(Ovlaštenje za posjedovanje faksimila)
(1) Pravo na posjedovanje faksimila ima rukovodilac institucije ili lice koje rukovodilac institucije posebnim rješenjem ovlasti za posjedovanje faksimila.
(2) Odredbe ovog uputstva koje se odnose na ovlaštenje upotrebe faksimila rukovodioca institucije primjenjuju se i na lice koje rukovodilac institucije rješenjem ovlasti za posjedovanje i upotrebu faksimila, ukoliko odredbama ovog uputstva nije propisano drugačije.
Član 68.
(Ovlaštenje za upotrebu faksimila)
(1) Ukoliko posjeduje faksimil, rukovodilac institucije može koristiti faksimil kao zamjenu za svojeručni potpis ili rješenjem ovlastiti lice za upotrebu faksimila (u daljnjem tekstu: lice ovlašteno za upotrebu faksimila).
(2) Lice koje rukovodilac institucije rješenjem ovlasti za posjedovanje vlastitog faksimila ne može ovlastiti drugo lice za upotrebu tog faksimila.
(3) Ukoliko rukovodilac institucije lično koristi faksimil kao zamjenu za svojeručni potpis, rukovodilac će evidentirati upotrebu faksimila u skladu s članom 70. stav (7) Uputstva, što se odmah po evidentiranju korištenja faksimila od strane rukovodioca smatra saglasnošću na službene akte na koje je stavljen faksimil te za te službene akte nije potrebno provoditi proceduru davanja potvrde o pravilnom korištenju faksimila u skladu s članom 71. Uputstva.
Član 69.
(Upotreba faksimila)
(1) Faksimil, kao zamjena za originalni potpis rukovodioca institucije, koristi se samo u slučaju u kojem se na službene akte institucije stavlja i originalni potpis.
(2) Faksimil se koristi isključivo za potpisivanje onih akata za čije potpisivanje je rukovodilac institucije ovlastio službeno lice u rješenju o ovlaštenju za upotrebu faksimila.
(3) Faksimil se može koristiti samo u slučajevima kada se službeni akt potpisuje u svojstvu rukovodioca institucije.
(4) Faksimil se ne može upotrebljavati umjesto svojeručnog potpisa kada je propisano da se takvi akti moraju svojeručno potpisati.
Član 70.
(Evidentiranje upotrebe faksimila)
(1) Svaka upotreba faksimila od stranog lica ovlaštenog za upotrebu faksimila evidentira se.
(2) Za vođenje evidencije zaduženo je lice ovlašteno za upotrebu faksimila, a za praćenje evidencije zadužen je rukovodilac institucije.
(3) Za potrebe vođenja evidencije o upotrebi faksimila uspostavlja se Knjiga upotrebe faksimila, koja obavezno sadrži sljedeće podatke:
a) redni broj korištenog faksimila,
b) naziv, broj i datum akta na koji je stavljen faksimil,
c) potpis lica koje je stavilo faksimil,
d) datum stavljanja faksimila,
e) naknadnu saglasnost rukovodioca institucije.
(4) Sastavni dio evidencije čini kopija službenog akta na koji je stavljen faksimil.
(5) Prilikom svake upotrebe faksimila na službenom aktu lice ovlašteno za upotrebu faksimila pored faksimila upisuje i redni broj iz Knjige upotrebe faksimila.
(6) Na primjerku službenog akta koji ostaje u instituciji lice ovlašteno za upotrebu faksimila stavlja svoj paraf i napomenu da je na akt stavljen faksimil.
(7) Ukoliko rukovodilac institucije svojeručno koristi faksimil, upotreba istog se posebno ne evidentira u skladu s odredbama ovog uputstva, ali je rukovodilac institucije dužan staviti svoj paraf na primjerak akta koji ostaje u instituciji, osim ako se faksimil ne stavlja na veći broj različitih akata u okviru istog predmeta, u kojem slučaju rukovodilac institucije upotrebu faksimila evidentira u vidu službene zabilješke na spisu, pri čemu službena zabilješka sadrži broj akata na koji je stavljen faksimil, nakon čega rukovodilac institucije stavlja svoj potpis.
Član 71.
(Potvrda rukovodioca institucije o ispravnom korištenju faksimila)
(1) Rukovodilac institucije će najmanje jednom mjesečno provjeriti ispravnost načina korištenja faksimila i dati svoju saglasnost na službene akte na koje je stavljen faksimil te će isto potvrditi svojim svojeručnim potpisom u Knjizi upotrebe faksimila.
(2) U slučaju da rukovodilac institucije utvrdi da se faksimil ne koristi na odgovarajući način ili nije saglasan s aktima na koje je stavljen faksimil, donijet će rješenje kojim se ukida pravo na upotrebu faksimila licu koje je ovlašteno za upotrebu faksimila.
Član 72.
(Odgovornost za upotrebu faksimila)
(1) Za upotrebu faksimila odgovorni su rukovodilac institucije i lice ovlašteno za upotrebu faksimila.
(2) Faksimil čuva rukovodilac institucije ili lice ovlašteno za upotrebu faksimila.
Član 73.
(Odgovornost za stavljanje pečata na službeni akt na koji je stavljen faksimil)
(1) Lice koja je ovlašteno za upotrebu pečata institucije će prije stavljanja pečata institucije na službeni akt na koji je stavljen faksimil utvrditi da li je postupljeno u skladu s ovim uputstvom, a prije svega da li je na službenom aktu, uz otisak faksimila, upisan redni broj iz Knjige upotrebe faksimila, odnosno da li je na primjerku službenog akta koji ostaje u instituciji lice ovlašteno za upotrebu faksimila stavilo svoj paraf i napomenu da je na službeni akt stavljen faksimil.
(2) U slučaju da nije postupljeno u skladu s odredbama stava (1) ovog člana, lice ovlašteno za upotrebu pečata institucije takav akt neće ovjeriti pečatom.
Član 74.
(Pravo na korištenje faksimila)
(1) Pravo na korištenje faksimila rukovodilac institucije ima sve dok je na toj poziciji.
(2) Nakon prestanka mandata rukovodioca institucije komisijski se zaključuje Knjiga upotrebe faksimila.
Član 75.
(Izrada faksimila)
(1) Faksimil se izrađuje na osnovu odluke o izradi faksimila koju donosi rukovodilac institucije.
(2) Primjerak odluke o izradi faksimila i otisak faksimila rukovodioca institucije, institucija je dužna u roku od 15 dana od dana izrade faksimila dostaviti Ministarstvu pravde Bosne i Hercegovine.
(3) Ministarstvo pravde Bosne i Hercegovine vodi evidenciju o izrađenim faksimilima, o čemu ministar donosi posebno uputstvo.
Član 76.
(Posebni slučajevi upotrebe faksimila i izuzetak)
Odredbe ovog uputstva o upotrebi faksimila i evidentiranju upotrebe faksimila ne odnose se na upotrebu faksimila na internim aktima i drugim internim dokumentima koji se ne otpremaju primaocu izvan institucije, ukoliko se takvi akti ne evidentiraju u osnovne knjige evidencije.
DIO DEVETI - VRAĆANJE RIJEŠENIH PREDMETA PISARNICI I RAZVOĐENJE PREDMETA
Član 77.
(Obaveza vraćanja predmeta pisarnici)
Državni službenik ili zaposlenik zadužen za postupanje po predmetu (u daljnjem tekstu: obrađivač predmeta) dužan je sve riješene predmete vratiti pisarnici putem interne dostavne knjige, odnosno elektronskim putem ukoliko institucija vodi elektronsko uredsko poslovanje.
Član 78.
(Uputstvo pisarnici za postupanje po aktu)
(1) Obrađivač predmeta dužan je na primjerku svakog akta u predmetu za koji je potrebno određeno postupanje pisarnice, ispod sadržaja teksta akta s njegove lijeve strane, napisati uputstvo pisarnici kako dalje s aktom treba postupiti.
(2) Uputstvo iz stava (1) ovog člana sadrži sljedeće podatke:
a) poseban način otpreme (preporučeno, avionom, dostavljačem i sl.),
b) ako se akt treba ustupiti drugoj nadležnoj organizacionoj jedinici ili drugom državnom službeniku ili zaposleniku iste institucije na rješavanje, upisuje se broj organizacione jedinice, odnosno državnog službenika ili zaposlenika kojima akt treba ustupiti na rješavanje,
c) ako akt treba staviti u "rokovnik predmeta", upisuje se oznaka "R",
d) ako se akt treba arhivirati, stavlja se oznaka "a/a" i slične upute.
Član 79.
(Provjera sadržaja riješenih predmeta)
(1) Zaposleni u pisarnici dužan je prilikom primanja riješenih predmeta provjeriti da li isti sadrže sve podatke koji su važni za pravilno razvođenje predmeta i njihovo otpremanje i arhiviranje.
(2) Provjera iz stava (1) ovog člana odnosi se prvenstveno na podatke koji su predviđeni u odredbama člana 52. ovog uputstva, kao i na to je li predmet vraćen kompletan.
(3) Na uočene nepravilnosti iz stava (1) ovog člana zaposleni u pisarnici je dužan upozoriti obrađivača predmeta koji je obavezan, ukoliko je upozorenje opravdano, izvršiti ispravke tih nepravilnosti i nakon toga riješeni predmet vratiti pisarnici na daljnji postupak.
Član 80.
(Razvođenje predmeta)
Zaposleni u pisarnici, kada od strane obrađivača predmeta primi završeni predmet, pristupa njegovom razvođenju koje se vrši na sljedeći način:
a) u odgovarajućoj knjizi evidencije u koju je predmet zaveden vrši se popuna rubrika koje se odnose na način kako je predmet riješen. Ovi podaci se uzimaju iz rješenja ili zaključka ako se radi o upravnim predmetima, a ako se radi o drugim predmetima i aktima, iz samog akta koji je napisan od strane obrađivača predmeta;
b) ako je na predmetu stavljena oznaka "a/a", akt je potpuno završen i on se treba staviti u arhivu na propisan način;
c) ako je na predmetu stavljena oznaka "R" (što znači "rok") i datum do kada predmet treba držati u roku, predmet se stavlja u rokovnik predmeta;
d) ako je na predmetu data uputa da se predmet ustupi drugoj organizacionoj jedinici ili drugom državnom službeniku ili zaposleniku iste institucije, predmet se dostavlja rukovodiocu institucije da odluči o opravdanosti ustupanja predmeta. U slučaju da je rukovodilac institucije saglasan s ustupanjem predmeta drugoj organizacionoj jedinici, ovlašteni zaposleni u pisarnici u podacima koji se nalaze na prijemnom štambilju treba izvršiti zamjenu broja organizacione jedinice kojoj predmet treba da se ustupi u rad i nakon toga taj predmet treba dostaviti u rad toj organizacionoj jednici;
e) ako je u propratnom aktu data uputa da se izvorni akt, odnosno cijeli predmet treba dostaviti nekoj drugoj instituciji koja je nadležna za rješavanje tog predmeta, u tom slučaju propratni akt s izvornim aktom, odnosno cijeli predmet treba dostaviti instituciji koja je naznačena u propratnom aktu, a kopiju predmeta i primjerak propratnog akta koji ostaje u arhivi - arhivirati.
DIO DESETI - ROKOVNIK PREDMETA
Član 81.
(Izgled rokovnika predmeta)
(1) Rokovnik predmeta je evidencija u kojoj se vode podaci o predmetima koji nisu riješeni, jer nedostaju određene isprave potrebne za njihovo rješavanje.
(2) Rokovnik predmeta može se voditi u obliku fascikli, ormara s pregradama i u informacionom sistemu uredskog poslovanja.
(3) Rokovnik ima 32 fascikle, odnosno pregrade koje su označene datumima u mjesecu, tako da svaki datum ima svoju fasciklu, odnosno pregradu, a 32. fascikla, odnosno pregrada služi za ulaganje onih predmeta čiji rok će uslijediti u narednom mjesecu.
(4) Nalog za stavljanje predmeta u rokovnik daje obrađivač predmeta kada utvrdi da treba tražiti dostavu određenih podataka ili neki akt ili ispravu ili izvršiti neku drugu radnju neophodnu za rješavanje predmeta.
(5) Nalog se daje tako što se na omotu predmeta upisuje oznaka "R" i datum do kada predmet treba biti u rokovniku (npr. R - 13. 11. 2022. godine).
(6) Rokovnik predmeta vodi ovlašteni zaposleni u pisarnici.
(7) Ukoliko institucija vrši elektronsko uredsko poslovanje, rokove upisuje službeno lice zaduženo za rješavanje predmeta ili ih automatski određuje informacioni sistem ako je riječ o propisanim rokovima.
(8) U slučaju iz stava (7) ovog člana o datumu kad nastupa rok, službeno lice dobiva obavještenje kroz informacioni sistem uredskog poslovanja.
Član 82.
(Način stavljanja predmeta u rokovnik predmeta)
(1) Stavljanje predmeta u rokovnik predmeta vrši se prema datumu roka koji je označen za čuvanje predmeta u rokovniku.
(2) Predmet se ulaže u onu fasciklu, odnosno pregradu koja odgovara danu datuma upisanom kod oznake "R" na omotu predmeta.
Član 83.
(Praćenje rokovnika predmeta)
(1) Zaposleni u pisarnici dužan je svaki dan na početku radnog vremena izvršiti uvid u fasciklu, odnosno pregradu predviđenu za taj datum i ako u njima ima predmeta, dužan je te predmete putem interne dostavne knjige dostaviti obrađivaču predmeta u rad.
(2) Ako traženi podaci, akti, isprave i drugi akti nisu dostavljeni do označenog roka, obrađivač predmeta dužan je napisati i poslati urgenciju, a predmet ponovno s novim rokom vratiti pisarnici radi stavljanja u rokovnik.
(3) Ako se traženi podaci, akt, isprava ili drugi akt u vezi s predmetom koji se nalazi u rokovniku dostave prije isteka označenog roka, zaposleni u pisarnici je dužan primljene akte združiti s predmetom iz rokovnika i cijeli predmet odmah dostaviti obrađivaču predmeta u rad.
DIO JEDANAESTI - OTPREMA POŠTE
Član 84.
(Način otpremanja pošte)
(1) Otpremu pošte vrši ovlašteni zaposleni u pisarnici.
(2) Otprema pošte može se vršiti elektronskim putem, preko poštanske službe ili putem dostavljača.
(3) Način otpreme akta određuje službeno lice zaduženo za rješavanje predmeta uputom o načinu otpreme.
Član 85.
(Vrijeme otpremanja pošte)
(1) Otpremanje pošte vrši se tako da se svi akti preuzeti tokom radnog vremena trebaju otpremiti istog dana.
(2) Preuzeti akti poslije zaključivanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni, otpremit će se narednog radnog dana.
Član 86.
(Kovertiranje)
(1) Akti koji se istog dana upućuju na istu adresu stavljaju se u jednu kovertu.
(2) Ako se jedan od akata iz stava (1) ovog člana šalje preporučeno, treba u zajedničku kovertu staviti i ostale predmete koji bi se inače otpremali kao obične pošiljke, ako se time postižu uštede u poslovanju.
(3) Ako se na istu adresu istovremeno otprema veliki broj akata ili neki drugi materijali koji ne mogu stati u kovertu, treba ih upakovati i otpremiti po važećim poštanskim propisima.
Član 87.
(Upisivanje podataka na koverti)
(1) Na koverti u kojoj se otpremaju službeni akti treba u gornjem lijevom uglu upisati tačan naziv i adresu pošiljaoca i naziv akta koji se nalazi u koverti, a na sredini koverte upisuju se naziv primaoca, zatim mjesto (sjedište) primaoca, a ispod toga se navodi njegova bliža adresa (poštanski broj, ulica i broj).
(2) Ovi podaci upisuju se čitko, ručno, mašinski ili elektronski.
(3) Kovertiranje i upisivanje podataka na koverti vrše ovlašteni zaposlenici u pisarnici.
Član 88.
(Nepromjenjivost sadržaja akta u elektronskom obliku)
Akt koji se otprema elektronskim putem mora biti u obliku koji onemogućava promjenu sadržaja.
Član 89.
(Otprema pošte sa stepenom tajnosti)
Pakovanje, prenos i rukovanje poštom s tajnim podacima se vrši u skladu s propisima kojima je regulisana zaštita tajnih podataka.
Član 90.
(Knjiga za otpremu pošte putem dostavljača)
(1) Isprave, predmeti i drugi akti u upravnom postupku, neponištene taksene marke i druge vrijednosti otpremaju se preporučeno, u zatvorenim neprovidnim kovertama ili putem dostavljača.
(2) Akti i drugi materijali koje treba hitno otpremiti drugim institucijama ili pravnim i fizičkim licima u istom mjestu upisuju se u Knjigu za otpremu pošte putem dostavljača i odmah dostavljaju.
(3) Izgled Knjige za otpremu pošte putem dostavljača propisan je Obrascem broj 14.
Član 91.
(Knjiga za otpremu pošte putem poštanske službe)
(1) Pošta koja se otprema preko poštanske službe razvrstava se u dvije grupe, i to:
a) obične pošiljke i
b) preporučene pošiljke.
(2) Pošta iz stava (1) ovog člana dostavlja se u odgovarajućim kovertama.
(3) Ako za otpremanje preporučenih pošiljki postoje posebne otpremne knjige propisane od strane poštanske službe, koriste se te knjige.
(4) Evidencija o izvršenoj otpremi pošiljki preko poštanske službe služi za pravdanje utrošenog novca za poštanske troškove.
(5) U tu svrhu svakog dana poslije otpremanja pošte vrši se sabiranje ukupno utrošenog novca za poštarinu i taj iznos upisuje se u odgovarajuću rubriku knjige za otpremu pošte putem poštanske službe.
(6) Izgled knjiga za otpremu pošte putem poštanske službe propisan je Obrascem broj 15.
Član 92.
(Knjiga za otpremu pošte elektronskim putem)
Informacioni sistem uredskog poslovanja mora omogućavati ispis elektronski dostavljene pošte koji sadrži broj predmeta, podatke o primaocu, vrsti akta i datumu otpreme.
DIO DVANAESTI - STAVLJANJE U ARHIVU I ČUVANJE PREDMETA
I - Stavljanje predmeta u arhivu
Član 93.
(Predmeti za arhiviranje)
(1) Predmeti u kojima je postupak u potpunosti okončan (riješeni predmeti) odlažu se u arhivu institucije.
(2) Uputu za arhiviranje daje obrađivač predmeta ovlaštenom zaposlenom u pisarnici.
(3) Ukoliko institucija vrši elektronsko uredsko poslovanje, uputa se dostavlja putem informacionog sistema uredskog poslovanja.
Član 94.
(Provjera predmeta)
Prije stavljanja predmeta u arhivu institucije, prvo obrađivač predmeta, a zatim i ovlašteni zaposleni u pisarnici je dužan provjeriti naročito sljedeće činjenice:
a) da li je postupak po predmetu u potpunosti okončan,
b) da li se u predmetu nalaze prilozi i isprave koje bi trebalo vratiti strankama,
c) da uz predmet nisu greškom spojeni akti nekog drugog predmeta ili njegovi prilozi i slično,
d) kod predmeta koji se vode u fizičkom obliku, da li su u predmetu hronološkim redom složeni prilozi evidentirani na prvoj unutrašnjoj stranici omota za predmete.
Član 95.
(Vrijeme držanja predmeta u vlastitoj arhivi)
(1) Institucije koje imaju svoje arhive i pisarnice, kao i organizacione jedinice koje se nalaze van sjedišta institucije, završene predmete čuvaju u vlastitoj arhivi najmanje do roka utvrđenog Listom kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja, poslije kojeg roka su dužne ove predmete, zajedno s odgovarajućim evidencijama, predati na daljnje čuvanje Arhivu Bosne i Hercegovine.
(2) Za držanje riješenih predmeta u fizičkom obliku u vlastitim arhivama duže od roka propisanog stavom (1) ovog člana potrebno je posebno odobrenje rukovodioca institucije koje se izdaje u dogovoru s Arhivom Bosne i Hercegovine.
(3) Predmeti koji se vode u elektronskoj formi, a koji se ne predaju na dalje čuvanje Arhivu Bosne i Hercegovine, mogu se čuvati trajno, ukoliko je to tehnički moguće.
II - Sređivanje i čuvanje predmeta u arhivi
Član 96.
(Sređivanje predmeta u arhivi)
Završeni predmeti sređuju se u arhivi tako što se slažu po klasifikacionim oznakama, a unutar tih oznaka po rednim brojevima iz odgovarajuće knjige evidencije u koju su zavedeni.
Član 97.
(Predmeti iste klasifikacione oznake)
(1) Za predmete iste klasifikacione oznake, po pravilu, treba predvidjeti posebnu fasciklu u koju će se završeni predmeti odlagati.
(2) Na fascikli iz stava (1) ovog člana upisuju se sljedeći podaci:
a) naziv institucije,
b) klasifikaciona oznaka predmeta i
c) godina u kojoj je postupak po predmetima okončan.
Član 98.
(Postupanje s opsežnijim predmetima)
(1) Opsežniji predmeti mogu se čuvati odvojeno u posebnoj fascikli.
(2) Pored podataka iz člana 97. stav (2) ovog uputstva, na ovu fasciklu treba napisati i kratki sadržaja predmeta.
(3) Na mjestu gdje bi trebalo da se nalazi predmet iz stava (1) ovog člana u fascikli iz člana 97. ovog uputstva, stavlja se na posebnom papiru službena zabilješka s naznakom mjesta gdje se predmet čuva.
Član 99.
(Čuvanje predmeta sa stepenom tajnosti)
Arhivirani predmeti s oznakom povjerljivosti čuvaju se u skladu s propisima o tajnim podacima.
Član 100.
(Uređenje arhive)
(1) Predmeti odloženi u arhivu institucije moraju se, do predaje Arhivu Bosne i Hercegovine, čuvati u sređenom stanju, u skladu s propisima koji regulišu čuvanje arhiviranih predmeta.
(2) Ukoliko institucija vrši elektronsko uredsko poslovanje, u slučaju potrebe čuvanja podataka izvan informacionog sistema, a prije predaje Arhivu Bosne i Hercegovine, institucija je dužna osigurati zaštitu izvornosti, cjelovitosti, vjerodostojnosti porijekla, čitljivosti i povjerljivosti građe.
III - Rukovanje predmetima stavljenim u arhivu
Član 101.
(Rukovanje i revers)
(1) Predmetima stavljenim u arhivu institucije rukuje ovlašteni zaposleni u pisarnici.
(2) Predmeti stavljeni u arhivu izdaju se iz arhive samo uz revers.
(3) Reversi se čuvaju u posebnoj fascikli, a po povratu predmeta, odnosno akta iz predmeta, revers se poništava i vraća državnom službeniku ili zaposleniku koji ga je potpisao.
(4) Revers iz stava (2) ovog člana izdaje se na Obrascu broj 16.
(5) Ako predmetu koji je stavljen u arhivu treba radi združivanja (kompletiranja) priključiti akte primljene poslije njegovog arhiviranja, taj predmet izdaje se bez reversa i nakon združivanja vraća u arhivu.
(6) Predmeti stavljeni u arhivu mogu se izdavati drugim institucijama samo po pismenom odobrenju rukovodioca institucije u čijoj se arhivi čuvaju.
(7) Ukoliko institucija vrši elektronsko uredsko poslovanje, prilikom ponovnog otvaranja predmeta u informacionom sistemu uredskog poslovanja evidentira se datum ponovnog otvaranja i datum ponovnog arhiviranja predmeta u arhivu institucije.
Član 102.
(Razgledanje predmeta u arhivi)
Razgledanje predmeta i prepisivanje akata koji se odnose na upravne predmete koji su stavljeni u arhivu vrši se saglasno odredbama Zakona o upravnom postupku koje se odnose na način razgledanja spisa.
Član 103.
(Izdavanje isprava na osnovu akata iz arhive)
(1) Izdavanje prepisa akata, isprava, uvjerenja, potvrda i drugih akata koji se nalaze u arhivi, na zahtjev zainteresiranih lica, vrši se u skladu s odredbama Zakona o upravnom postupku odnosno odredbama propisa o ovjeri potpisa, rukopisa i prepisa.
(2) Ovjeravanje potpisa i prepisa isprava potrebnih za ostvarivanje prava iz radnog odnosa ili u vezi s radom zaposlenih u institucijama vrši ovlašteno lice institucije, shodno odredbama propisa o ovjeri potpisa, rukopisa prepisa.
Član 104.
(Predaja predmeta Arhivu Bosne i Hercegovine)
Kad se dokumentacija institucije izlučuje ili predaje Arhivu Bosne i Hercegovine, akt o uništenju, odnosno akt o predaji građe donosi rukovodilac institucije u skladu s propisima kojima se uređuju zaštita i obrada dokumentarne i arhivske građe.
DIO TRINAESTI - ORGANIZACIJA PRIJEMA STRANAKA I RADNE PROSTORIJE
Član 105.
(Organizacija rada)
(1) Radi stvaranja uslova za organiziran i uspješan rad svaka institucija dužna je utvrditi takvu organizaciju rada koja treba da obuhvati sljedeća pitanja, i to:
a) način i vrijeme prijema stranaka,
b) radne prostorije,
c) način pribavljanja podataka potrebnih za rješavanje predmeta i
d) radno vrijeme za prijem stranaka.
(2) Institucija je dužna da obavještenje o svom radnom vremenu te radnom vremenu sa strankama objavi na svojoj web stranici, odnosno istaknuti na vidljivom mjestu na ulazu u službene prostorije institucije.
Član 106.
(Prijem stranaka)
(1) Prijem stranaka u pisarnici treba organizovati tako da se stranke primaju svakodnevno u okviru redovnog radnog vremena, a izuzetno i van tog vremena, ako za to postoje opravdani razlozi.
(2) Vrijeme prijema stranaka od strane obrađivača predmeta može se utvrditi od strane rukovodioca institucije u određenom vremenskom periodu u toku radnog vremena.
(3) Za prijem stranaka, po pravilu, određuje se odgovarajuća prostorija u kojoj se daju potrebna obavještenja i upute stranci u vezi s njenim zahtjevima za ostvarivanje prava i izvršavanje obaveza.
(4) Zavisno od potrebe, zaposleni u pisarnici može stranku uputiti državnom službeniku ili zaposleniku koji je ovlašten za postupanje po zahtjevima stranaka radi dobijanja bližih objašnjenja.
Član 107.
(Radne prostorije)
(1) Radne prostorije institucija raspoređuju se tako da stranke mogu brzo i organizirano, bez nepotrebnog zadržavanja, obaviti posao radi kojeg su došle u instituciju.
(2) Za pisarnicu treba odrediti prostoriju koja se, po pravilu, nalazi blizu ulaza u zgradu, odnosno na mjestu koje je pristupačno za dolazak stranaka, a da se ne ometa rad zaposlenih u instituciji i drugih institucija.
(3) Radne prostorije jedne organizacione jedinice treba, po mogućnosti, da budu povezane i na istom spratu.
(4) Spratovi i radne prostorije na svakom spratu moraju biti obilježeni rednim brojevima.
(5) Na vratima radnih prostorija treba se nalaziti naziv institucije, naziv organizacione jedinice, ime, prezime i pozicija državnog službenika ili zaposlenika koji radi u radnoj prostoriji.
(6) U hodniku zgrade, kod ulaznih vrata, ukoliko je to moguće, treba na vidnom mjestu istaknuti raspored institucija i njihovih organizacionih jedinica koje se nalaze u navedenoj zgradi.
(7) U hodnicima zgrade, na odgovarajućim oglasnim tablama i na zvaničnoj internet stranici institucije treba istaknuti potrebna obavještenja i uputstva o načinu ostvarivanja određenih prava stranaka i popis isprava potrebnih za ostvarivanje tih prava.
Član 108.
(Radno vrijeme za prijem stranaka)
(1) Radno vrijeme za prijem stranaka treba organizovati na način da stranke jednim dolaskom mogu obaviti sve poslove radi kojih su došle u instituciju.
(2) U slučaju da udovoljenje zahtjevu stranke uobičajeno zavisi od postupanja dviju ili više institucija, te institucije su dužne da međusobno usklade vrijeme prijema stranaka, kako bi osigurale najefikasniji način postupanja po zahtjevu stranke.
(3) Stranke iz udaljenih mjesta, bolesna, stara i invalidna lica, u pravilu, treba primiti tokom cijelog radnog vremena, svakog radnog dana.
DIO ČETRNAESTI - OBRASCI I ŠTAMBILJ
Član 109.
(Oblik obrazaca)
(1) Obrasci osnovnih knjiga evidencija i drugi obrasci predviđeni ovim uputstvom izrađuju se u sljedećim formatima, i to:
a) obrasci broj 3, 4, 5, 6 i 7 u horizontalnom A-3 formatu,
b) obrasci broj 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 i 15 u vertikalnom A-4 formatu te
c) obrasci broj l i 16 u horizontalnom A-5 formatu.
(2) Osnovne knjige evidencije na obrascima broj 3, 4, 5, 6 i 7 ovog uputstva moraju biti uvezane u tvrde kartonske korice od trajnog materijala u poluplatnu.
(3) Pri štampanju obrazaca predviđenih ovim uputstvom ne može se odstupiti od oblika, veličine i sadržaja koji su propisani ovim uputstvom.
(4) Pri štampanju obrazaca mora se voditi računa da dimenzije rubrika predviđenih u obrascu budu tako utvrđene da se u svaku rubriku mogu upisati predviđeni podaci.
(5) Obrasci osnovnih knjiga evidencija i drugi obrasci predviđeni ovim uputstvom (obrasci broj od l do 16) nalaze se u prilogu ovog uputstva i čine njegov sastavni dio.
Član 110.
(Pečati i štambilji)
(1) Pečati institucija izrađuju se u skladu s odgovarajućim propisima o pečatu.
(2) Institucije mogu imati štambilje koji služe za otiskivanje određenog kraćeg teksta na akte, spise i drugu dokumentaciju.
(3) Veličinu, sadržaj i namjenu štambilja određuje rukovodilac institucije, o čemu donosi posebno rješenje.
DIO PETNAESTI - PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 111.
(Izrada godišnjeg izvještaja o rješavanju upravnih stvari u upravnom postupku)
Ukoliko institucija vrši elektronsko uredsko poslovanje, evidencija predmeta upravnog postupka vodi se u informacionom sistemu uredskog poslovanja na način da omogućava izradu godišnjeg izvještaja o rješavanju upravnih stvari u upravnom postupku propisanim odredbama Zakona o upravnom postupku.
Član 112.
(Nadzor nad primjenom Uputstva)
Nadzor nad primjenom ovog uputstva vrši Upravna inspekcija Ministarstva pravde Bosne i Hercegovine.
Član 113.
(Stavljanje van snage)
Danom stupanja na snagu ovog uputstva prestaje primjena Uputstva o načinu vršenja uredskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", br. 30/15, 7/16 i 52/16).
Član 114.
(Stupanje na snagu)
Ovo uputstvo objavljuje se u "Službenom glasniku BiH", a stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku BiH".
