Službeni glasnik BiH, broj 47/16
Ovaj akt nije unešen na bosanskom jeziku.
Na osnovu člana 17. Zakona o Vijeću ministara Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", br. 30/03, 42/03, 81/06, 76/07, 81/07, 94/07 i 24/08), Vijeće ministara Bosne i Hercegovine je na 53. sjednici, održanoj 26.4.2016. godine, donijelo
UPUTSTVO
O SADRŽAJU, NAČINU VOĐENJA I ČUVANJA PERSONALNIH DOSJEA ZAPOSLENIH U INSTITUCIJAMA BOSNE I HERCEGOVINE
DIO PRVI - OPĆE ODREDBE
Član 1.
(Predmet uputstva)
(1) Predmet ovog uputstva je utvrđivanje sadržaja i izgleda knjige evidencije zaposlenih i personalnih dosjea zaposlenih u institucijama Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: zaposleni), definiranje dokumentacije koja se čuva u personalnim dosjeima zaposlenih, određivanje mjesta i načina čuvanja personalnih dosjea, određivanje lica zaduženih za vođenje i čuvanje personalnih dosjea, te osiguranje zaštite podataka koji se nalaze u personalnim dosjeima.
(2) Pod institucijama iz stava (1) ovog člana podrazumijevaju se ministarstva, samostalne upravne organizacije i upravne organizacije u sastavu ministarstava, kao i druge institucije Bosne i Hercegovine osnovane posebnim zakonom ili odlukom, ili kojima je posebnim zakonom povjereno obavljanje poslova uprave (u daljnjem tekstu: institucije).
DIO DRUGI - KNJIGA EVIDENCIJE ZAPOSLENIH I PERSONALNI DOSJE
POGLAVLJE I - KNJIGE EVIDENCIJE ZAPOSLENIH
Član 2.
(Knjiga evidencije zaposlenih)
(1) Knjiga evidencije zaposlenih je registar zaposlenih u institucijama raspoređenih na sistematizirana radna mjesta.
(2) Knjiga evidencije je formata A3 uspravno i u nju se upisuju sljedeći podaci:
a) redni broj pod kojim je zaposleni upisan u knjigu evidencije;
b) ime, prezime i spol zaposlenog;
c) datum rođenja zaposlenog;
d) adresa prebivališta zaposlenog;
e) mjesto rada zaposlenog;
f) stručna sprema, odnosno zanimanje zaposlenog;
g) radno mjesto zaposlenog;
h) datum početka rada zaposlenog u instituciji;
i) je li zaposlen na određeno ili neodređeno vrijeme;
j) staž osiguranja do stupanja u rad u institucijama;
k) broj radne knjižice;
l) radno vrijeme zaposlenog;
m) ukoliko je radni odnos zaključen na nepuno radno vrijeme, naziv drugog-poslodavca kod kojeg je zaposlen;
n) datum i pravni osnov prestanka rada zaposlenog u instituciji;
o) ostali podaci.
(3) Pored vođenja knjige evidencija zaposlenih na način propisan u stavu (2) ovog člana, institucija može istu voditi i u elektronskom obliku.
Član 3.
(Upis u knjigu evidencije zaposlenih)
(1) Podaci se u knjigu evidencije zaposlenih upisuju u kolonu koja sadrži odgovarajuću rubriku, tako što se upisi unose za svaku rubriku posebno, čitko napisanim štampanim slovima, mastilom ili hemijskom olovkom.
(2) Upisani brojevi ili podaci ne smiju se brisati niti ispravljati.
(3) Ako upis sadrži veću grešku, cijeli upis se poništava precrtavanjem svih rubrika crvenom kosom crtom, stavljanjem potpisa i datuma ovlaštenog lica, s tim da se ponovni upis unosi u sljedeću slobodnu rubriku.
(4) Izuzetno, u slučaju manje greške u pojedinoj rubrici, ispravljanje se vrši vodoravnim precrtavanjem upisa u toj rubrici, unošenjem ispravnog teksta u slobodni dio rubrike i stavljanjem datuma i potpisa lica ovlaštenog za vođenje registra.
(5) Upis promjena podataka u knjigu evidencije vrši se na način da se cijeli upis prenosi u prvu. narednu slobodnu rubriku, s tim da se broj koji odgovara broju prenesenog upisa obavezno naznači kod rubrike odakle se podaci prenose.
POGLAVLJE II - PERSONALNI DOSJE
Član 4.
(Sadržaj i izgled personalnog dosjea)
(1) Personalni dosjei zaposlenih formiraju se u obliku fascikle tvrdih korica koja je pogodna za odlaganje dokumentacije formata A4.
(2) Na prednjoj i bočnoj strani korice fascikle obavezno se upisuju prezime i ime zaposlenog, a na unutrašnjoj lijevoj i vanjskoj bočnoj strani korice fascikle se upisuje broj pod kojim je zaposleni upisan u knjigu evidencije zaposlenih.
(3) U personalnim dosjeima zaposlenih odlaže se dokumentacija prema sljedećim odjeljcima koji se formiraju unutar personalnog dosjea:
a) odjeljak A - za odlaganje ličnih dokumenata;
b) odjeljak B - za odlaganje dokumenata o radnom odnosu;
c) odjeljak C - za odlaganje dokumenata o ocjenjivanju,
d) odjeljak D - za odlaganje dokumenata o odobrenom izostanku s rada;
e) odjeljak E - za odlaganje dokumenata o prijavama, promjenama i/ili odjavama osiguranja po osnovu radnog odnosa.
(4) Odjeljci se označavaju kartonskim papirom formata A4, na koji se iza velikih štampanih slova A, B, C, D i E, formata Times New Roman - veličine 48, upisuje naziv odjeljka velikim štampanim slovima formata Times New Roman - veličine 20.
Član 5.
(Odjeljak A - Lični dokumenti)
(1) U odjeljku A se vode dokumenti kojima se dokazuje ispunjavanje općih i posebnih uvjeta za rad na radnom mjestu na koje je zaposleni raspoređen na osnovu rješenja, ugovora o radu ili na osnovu akta o imenovanju za imenovana lica na mandatni period.
(2) Dokumentacija iz stava (1) ovog člana se čuva u originalnom primjerku ili ovjerenoj fotokopiji, a sadrži:
a) izvod iz matične knjige rođenih;
b) uvjerenje o državljanstvu;
c) dokaz/uvjerenje izdano od nadležnog tijela da protiv zaposlenog nije pokrenut krivični postupak za krivično djelo za koje je predviđena kazna zatvora tri ili više godina ili da mu nije izrečena zatvorska kazna za krivično djelo učinjeno s umišljajem u skladu s krivičnim zakonima u Bosni i Hercegovini;
d) izjava zaposlenog da nije obuhvaćen odredbom člana IX stav (1) Ustava Bosne i Hercegovine;
e) uvjerenje o radnoj sposobnosti (ljekarsko uvjerenje), kao dokaz da je zaposleni fizički i psihički sposoban za obavljanje poslova radnog mjesta na koje je raspoređen;
f) dokaz o provjeri i ocjeni radne i zdravstvene sposobnosti izdan od strane ovlaštene zdravstvene ustanove za zaposlene za čije je poslove radnog mjesta koje obavljaju predviđena provjera ovih sposobnosti;
g) dokaz o periodičnoj provjeri zdravstvene i psihofizičke sposobnosti zaposlenih za čije je poslove radnog mjesta koje obavljaju predviđena periodična provjera ovih sposobnosti;
h) dokazi kojima zaposleni potvrđuje ispunjavanje posebnih uvjeta predviđenih pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji za rad na radnom mjestu na koje je raspoređen (npr. diploma - svjedočanstvo o završenom obrazovanju i stečenom zanimanju, uvjerenje o diplomiranju ne starije od jedne godine ukoliko diploma nije izdana u vrijeme podnošenja prijave za prijem u radni odnos ili do dana prijema u radni odnos bez javnog oglasa, dokaz o radnom iskustvu, posjedovanju određenih uvjerenja, certifikata, ispita ili sl.);
i) potpisane izjave predviđene Zakonom o radu u institucijama Bosne i Hercegovine ili drugim zakonom, koje se potpisuju prilikom zasnivanja radnog odnosa;
j) ostale lične dokumente kojima se dokazuju status, prebivalište/boravište, obrazovanje, usavršavanje, regulira zdravstveno osiguranje članova uže porodice i sl.
Član 6.
(Odjeljak B - Dokumenti o radnom odnosu)
U odjeljku B se vode dokumenti o radnom odnosu zaposlenog, i to:
a) odluka o prijemu u radni odnos;
b) rješenje ili ugovor o radu, kao i aneks/i ugovora o radu i eventualna odluka o prestanku važenja aneksa ugovora o radu;
c) akt o imenovanju za imenovana lica na mandatni period;
d) odluka o privremenom rasporedu;
e) odluka o utvrđivanju statusa zaposlenog na raspolaganju;
f) otkaz od strane zaposlenog ili poslodavca;
g) ostavka s položaja imenovanih lica na mandatni period;
h) odluka o smjeni ili razrješenju s položaja imenovanih lica na mandatni period;
i) sporazum o prestanku radnog odnosa;
j) rješenje o prestanku radnog odnosa;
k) dokaz nadležne zdravstvene institucije o ocjeni i utvrđenoj smanjenoj radnoj sposobnosti ili neposrednoj opasnosti od nastanka invalidnosti zaposlenog;
l) odobrenja o obavljanju dodatnih djelatnosti i rada s nepunim radnim vremenom;
m) odluke o članstvu u komisijama ili drugim radnim tijelima;
n) odluke i akti o imenovanju kao predstavnika institucije u vanjska tijela;
o) odluka o obavljanju i naknadi za obavljanje poslova i zadataka drugog radnog mjesta zbog zamjene odsutnog službenika s rada;
p) odluka o davanj u ovlaštenj a zaposlenom;
q) akt o umanjenju plaće zaposlenog;
r) rješenje o izrečenim disciplinskim mjerama/kaznama;
s) rješenje o jubilarnoj nagradi;
t) rješenje o utvrđivanju odgovornosti za štetu i obavezi nadoknade štete;
u) rješenje o suspenziji s rada, odnosno ukidanju suspenzije;
v) odluka o pravu na ostvarivanje naknade za troškove smještaja i odvojeni život;
w) odluka o pravu na ostvarivanje otpremnine prilikom odlaska u mirovinu.
Član 7.
(Odjeljak C - Dokumenti o ocjenjivanju rada)
U odjeljku C se vode dokumenti o ocjenjivanju rada, nagrađivanju, disciplinskoj i materijalnoj odgovornosti i suspenziji s rada, i to:
a) rješenje o ocjenjivanju rada;
b) pojedinačna rješenja o novčanoj nagradi na osnovu ostvarenih izuzetnih rezultata rada;
c) dokaz o završenim obukama, seminarima, kursevima i drugim oblicima edukacije na koje je zaposleni bio upućen od strane institucije.
Član 8.
(Odjeljak D - Dokumenti o izostanku s rada)
U odjeljku D se vode dokumenti o odobrenom izostanku s rada i porodiljskom ili roditeljskom izostanku s rada, i to:
a) rješenje o plaćenom izostanku;
b) rješenje o odobrenom korištenju neplaćenog izostanka s rada;
c) rješenje o odobrenom korištenju porodiljskog/roditeljskog izostanka s rada;
d) rješenje o godišnjem odmoru.
Član 9.
(Odjeljak E - Dokumenti o prijavama, promjenama, odnosno odjavama osiguranja po osnovu radnog odnosa i radnom stažu)
U odjeljku E se vode dokumenti o prijavama, promjenama, odnosno odjavama osiguranja po osnovu radnog odnosa i radnom stažu, i to:
a) radna knjižica;
b) prijava, promjena, odnosno odjava u PIO i zdravstveno osiguranje zaposlenog i članova njegove uže porodice, odnosno prijava, promjena, odnosno odjava u jedinstveni sistem registracije, kontrole i naplate doprinosa.
DIO TREĆI - ČUVANJE, FORMIRANJE I VOĐENJE KNJIGE EVIDENCIJE ZAPOSLENIH I PERSONALNIH DOSJEA
Član 10.
(Mjesto i način čuvanja knjige evidencije zaposlenih i personalnih dosjea)
(1) Knjiga evidencije zaposlenih i personalni dosjei zaposlenih čuvaju se u organizacionoj jedinici zaduženoj za radne odnose, odnosno drugoj organizacionoj jedinici prema pravilniku o unutrašnjoj organizaciji institucije.
(2) Knjiga evidencije zaposlenih i personalni dosjei zaposlenih čuvaju se u metalnim, protivpožarnim ormarima ili kasama koji se zaključavaju, u cilju osiguranja od neovlaštenog pristupa i upotrebe, kao i radi zaštite od njihovog oštećenja.
(3) Pristup personalnim dosjeima zaposlenih dozvoljen je samo ovlaštenom licu u instituciji ili drugim institucijama ovlaštenim posebnim zakonom.
(4) Za čuvanje i vođenje knjige evidencije zaposlenih i personalnih dosjea zaposlenih rukovodilac institucije rješenjem ovlašćuje odgovorno lice.
Član 11.
(Način formiranja i vođenja personalnih dosjea)
(1) Personalni dosje zaposlenog se formira odmah po zasnivanju radnog odnosa zaposlenog u instituciji, a najkasnije u roku od 8 dana.
(2) Po formiranju personalnog dosjea u isti se odlaže dokumentacija propisana odredbama čl. 5. - 9. ovog uputstva.
(3) U slučaju da personalni dosje zaposlenog nije moguće kompletirati u roku iz stava (1) ovog člana, odgovorno lice će o razlozima zbog kojih personalni dosje nije kompletiran obavijestiti neposredno nadređenog službenika.
DIO ČETVRTI - PRISTUP PERSONALNOM DOSJEU I ZAKLJUČIVANJE PERSONALNE EVIDENCIJE
Član 12.
(Pristup zaposlenog svom personalnom dosjeu)
(1) Zaposleni ima pravo pristupa svom personalnom dosjeu.
(2) Zaposleni iz svog personalnog dosjea može na revers preuzeti bilo koji dokument, koji je dužan vratiti u roku utvrđenom u potvrdi o izdavanju reversa.
(3) U slučaju da zaposleni u roku iz stava (2) ovog člana ne vrati preuzeti dokument, odgovorno lice će ga pismeno upozoriti, te mu ostaviti rok od najviše pet radnih dana da isti vrati.
(4) Nepostupanje u skladu s odredbama st. (2) i (3) ovog člana predstavlja povredu radne dužnosti.
Član 13.
(Uklanjanje iz personalnog dosjea rješenja o disciplinskoj i materijalnoj odgovornosti)
Ukoliko je zaposlenom izrečena neka disciplinska mjera ili kazna zbog učinjene povrede službene dužnosti ili rješenje o utvrđenoj odgovornosti za štetu i obaveza naknade štete, rješenje o izricanju iste će se povući iz personalnog dosjea zaposlenog ukoliko zaposleni u roku od pet godina od dana konačnosti, odnosno izvršnosti rješenja ne počini novu povredu službene dužnosti ili bude oslobođen odgovornosti.
Član 14.
(Zaključivanje personalne evidencije)
(1) Personalni dosje zaposlenog se zaključuje nakon utvrđenog prestanka radnog odnosa, a u isti se ulažu: akt o prestanku radnog odnosa, razdužni list koji sadrži potpise o razduživanju i preuzimanju radne knjižice, odjava iz jedinstvenog sistema registracije, kontrole i naplate doprinosa nadležnoj poreskoj upravi - penzionog, invalidskog i zdravstvenog osiguranja, fotokopija zaključene radne knjižice.
(2) Zaključeni personalni dosjei zaposlenih kojima je prestao radni odnos u institucijama nastavljaju se čuvati, izdvojeni od aktivnih personalnih dosjea zaposlenih u radnom odnosu.
DIO PETI - ZAVRŠNE ODREDBE
Član 15.
(Nadzor nad primjenom)
Nadzor nad primjenom ovog uputstva vrši Upravni inspektorat Ministarstva pravde Bosne i Hercegovine.
Član 16.
(Obaveza usklađivanja)
Institucije Bosne i Hercegovine dužne su uskladiti knjigu evidencije zaposlenih i voditi personalne dosjee zaposlenih u skladu s odredbama ovog uputstva u roku od 90 dana od dana stupanja na snagu ovog uputstva.
Član 17.
(Stupanje na snagu)
Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku BiH".
