Službeni glasnik BiH, broj 74/14
Ovaj akt nije unešen na bosanskom jeziku.
Na osnovu člana 17. Zakona o Vijeću ministara Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", br. 30/03, 42/03, 81/06, 76/07, 81/07, 94/07 i 24/08) i člana 107. stava (1) Zakona o upravi ("Službeni glasnik BiH", br. 32/02 i 102/09), Vijeće ministara Bosne i Hercegovine na 106. sjednici, održanoj 30. jula 2014. godine, donijelo je
ODLUKU
O UREDSKOM POSLOVANJU U INSTITUCIJAMA BOSNE I HERCEGOVINE
Dio I - Opće odredbe
Član 1.
(Predmet Odluke)
Odlukom o uredskom poslovanju u organima uprave, stručnim, tehničkim i drugim službama u institucijama Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Odluka) uređuje se način vršenja uredskog poslovanja u organima uprave Bosne i Hercegovine, stručnim, tehničkim i drugim službama Predsjedništva Bosne i Hercegovine, Parlamentarne skupštine Bosne i Hercegovine i Vijeća ministara Bosne i Hercegovine, te institucijama s javnim ovlastima u dijelu u kojem vrše javne ovlasti (u daljnjem tekstu: institucije).
Član 2.
(Obaveza i obim uredskog poslovanja)
(1) Sve institucije su dužne vršiti uredsko poslovanje u skladu s odredbama ove odluke.
(2) U uredsko poslovanje spada: primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, odnosno akata, zavođenje akata, njihovo združivanje i dostavljanje u rad, administrativno-tehničko obrađivanje akata, otpremanje pošte, razvođenje predmeta, kao i njihovo arhiviranje i čuvanje.
Član 3.
(Načela uredskog poslovanja)
(1) Uredsko poslovanje se organizira i vodi po načelima: tačnosti, ekspeditivnosti, jednostavnosti, jednoobraznosti, ekonomičnosti i odgovornosti.
a) Načelo tačnosti podrazumijeva da se svaka radnja poduzeta u uredskom poslovanju mora tačno i precizno obaviti i evidentirati.
b) Načelo ekspeditivnosti podrazumijeva da svaka radnja u uredskom poslovanju mora biti na vrijeme započeta i u što kraćem roku završena.
c) Načelo jednostavnosti podrazumijeva da se svaka radnja u uredskom poslovanju obavi što jednostavnije.
d) Načelo jednoobraznosti podrazumijeva da se uredsko poslovanje organizira i vrši na jednoobrazan način.
e) Načelo ekonomičnosti podrazumijeva da se svaka radnja u uredskom poslovanju vrši uz što manje korištenje vremena i sredstava.
f) Načelo odgovornosti podrazumijeva da se svi predmeti, pečati, štembilji, osnovne i pomoćne knjige evidencije nalaze i čuvaju na sigurnom mjestu.
Član 4.
(Definicije)
Izrazi upotrijebljeni u ovoj odluci imaju sljedeća značenja:
a) "akt" - svaki podnesak i službeni akt kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja institucije;
b) "podnesak" - zahtjev, obrazac, prijedlog, prijava, molba, žalba, prigovor i druga saopćenja kojima se pojedinci ili pravna lica obraćaju institucijama;
c) "službeni akt" - pisani dokument institucije;
d) "prilog" - dokument, tabela, grafikon, crtež i sl. ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržaja akta;
e) "predmet" - skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i koji kao takvi čine jedinstvenu cjelinu;
f) "dosje" - skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili isto pravno ili fizičko lice i koji se kao jedna cjelina čuvaju na istom mjestu;
g) "fascikl" - omot, kutija, sanduk, korice i sl. u kojim je složeno više predmeta ili više dosjea koji se poslije završenog postupka čuvaju u tim fasciklima;
h) "registraturna građa" - predmeti, stenografski i fonografski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige evidencije, zapisa i dokumenata, primljeni i nastali u instituciji dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz te registraturne građe nije odabrana arhivska građa koja će se trajno čuvati;
i) "arhivska građa" - izvorni i reproducirani (pisani, crtani, štampani, fotografirani, filmovani, fonografirani ili na drugi način zabilježeni) dokumentacioni materijal od značaja za historiju, kulturu i ostale društvene potrebe, nastao u radu institucija i odabirom iz registraturne građe;
j) "pisarnica" - organizaciona jedinica ili radno mjesto u instituciji gdje se vrše poslovi iz člana 2. stava (2) Odluke;
k) "arhiv institucije" - sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni predmeti, knjige evidencije, kao i ostali dokumentacioni materijal do njihove predaje Arhivu Bosne i Hercegovine ili do njihova uništenja;
1) "klasifikaciona oznaka" - brojčana oznaka predmeta koja taj predmet označava prema sadržaju, vremenu nastajanja predmeta i obliku i služi za označavanje predmeta po principu da predmeti iz iste ili slične oblasti predstavljaju jednu grupu.
Dio II - Uredsko poslovanje
Član 5.
(Dijelovi službenog akta)
(1) Službeni akt kojim se vrši službena prepiska treba sadržavati sljedeće dijelove: zaglavlje, naziv i adresu primaoca, predmet i kratak sadržaj predmeta, vezu predmeta, ukoliko ista postoji, sadržaj službenog akta, otisak službenog pečata, potpis ovlaštenog lica, prilog akta, ukoliko isti postoji, i uputu pisarnici o načinu otpreme akta.
(2) Zaglavlje sadrži memorandum organa, broj službenog akta, mjesto i datum sačinjavanja službenog akta.
Član 6.
(Knjige evidencije)
(1) U okviru uredskog poslovanja institucije vode osnovne i pomoćne knjige evidencija o predmetima iz svoje nadležnosti.
(2) Osnovne knjige evidencija iz stava (1) ovog člana su:
a) upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka - UP1;
b) upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka - UP2;
c) upisnik prvostepenih predmeta javnih nabavki;
d) upisnik drugostepenih predmeta javnih nabavki;
e) upisnici evidencija za tajne podatke;
f) djelovodnik predmeta;
g) arhivska knjiga.
(3) Pomoćne knjige evidencije iz stava (1) ovog člana su:
a) interna dostavna knjiga;
b) knjiga za ličnu poštu;
c) karton za službena glasila i časopise;
d) knjiga primljenih računa;
e) knjiga za otpremu računa;
f) rokovnik predmeta;
g) knjiga za otpremu pošte putem kurira;
h) knjiga za otpremu pošte putem poštanske službe.
(4) Sadržaj, oblik i način vođenja osnovnih i pomoćnih knjiga evidencije iz st. (2) i (3) ovog člana regulirat će se Uputstvom o načinu vršenja uredskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Uputstvo).
(5) Rukovodilac institucije, osim pomoćnih knjiga evidencije iz stava (3) ovog člana, može posebnim propisom uspostaviti i druge pomoćne knjige evidencije, ukoliko za to postoji potreba.
(6) Knjige evidencije iz st. (2) i (3) ovog člana mogu se voditi u elektronskim bazama, koje moraju biti zasnovane na sadržaju i načinu njihova vođenja propisanim Uputstvom.
Član 7.
(Razvrstavanje predmeta)
(1) Predmeti u uredskom poslovanju iz nadležnosti institucija obavezno se razvrstavaju po vrsti materije koja je svrstana u odgovarajuće grupe s propisanim klasifikacionim oznakama.
(2) Razvrstavanje predmeta iz stava (1) ovog člana na klasifikacione oznake vrši se u upisniku, odnosno djelovodniku, prilikom upisa novoprimljenih predmeta (ulazna pošta), odnosno formiranja novih vlastitih predmeta (izlazna pošta).
Član 8.
(Organizacija uredskog poslovanja)
(1) Uredsko poslovanje iz nadležnosti institucija vrši se u pisarnici ili u okviru zajedničke pisarnice za sve ili pojedine institucije.
(2) O osnivanju zajedničke pisarnice iz stava (1) ovog člana odlučuje Vijeće ministara Bosne i Hercegovine.
(3) U zajedničkoj pisarnici koja obavlja uredsko poslovanje za sve ili pojedine institucije, saglasno stavu (2) ovog člana, obavezno je voditi i zajednički arhiv za te institucije.
Član 9.
(Vršenje poslova uredskog poslovanja)
(1) Uredsko poslovanje u institucijama vrši službeno lice u skladu s opisom njegovih poslova utvrđenih pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji institucije.
(2) Ukoliko pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji institucije nije sistematizirano ili nije popunjeno radno mjesto službenog lica zaduženog za vršenje uredskog poslovanja, rukovodilac institucije obavezan je rješenjem odrediti lice koje će neposredno biti odgovorno za vršenje uredskog poslovanja i utvrditi ovlasti tog lica.
(3) Službeno lice ovlašteno za vršenje uredskog poslovanja dužno je tokom radnog vremena organizirati vršenje poslova tako da predmeti, akti i drugi materijali, štembilji stalno budu pod njegovim nadzorom i da ne smiju doći u posjed neovlaštenih lica.
(4) Po završetku radnog vremena, predmeti, akti i drugi materijali, štembilji moraju se čuvati u zaključanim ormarima, kasama, stolovima i zaključani u radnoj prostoriji u kojoj je osigurana njihova sigurnost.
(5) Rukovodilac institucije odgovoran je za čuvanje i korištenje pečata.
(6) Ukoliko rukovodilac institucije samostalno ne vrši čuvanje i korištenje pečata, obavezan je rješenjem odrediti službeno lice ovlašteno za čuvanje i korištenje pečata i način čuvanja.
(7) Službeno lice ovlašteno za čuvanje i korištenje pečata dužno je pridržavati se propisanog načina korištenja i čuvanja pečata i odgovorno je za isto.
Dio III - Elektronsko uredsko poslovanje
Član 10.
(Elektronsko uredsko poslovanje)
Ukoliko su ispunjeni zakonski uvjeti, elektronsko uredsko poslovanje osigurava da se u informacionom sistemu obavljaju poslovi uredskog poslovanja, odnosno da se u tom sistemu postupa s podnescima, aktima i prilozima u elektronskom obliku.
Član 11.
(Dostava elektronskih dokumenata)
Dostava elektronskog dokumenta putem informacionog sistema garantira integritet, nepromjenjivost i neporecivost poslanog dokumenta.
Član 12.
(Postupanje s dokumentima u elektronskom uredskom poslovanju)
(1) Osnovna evidencija o aktima i predmetima, popis akata i interna dostavna knjiga u elektronskom uredskom poslovanju vode se u informacionom sistemu.
(2) Podnesci, akti i prilozi primljeni, odnosno sačinjeni u obliku elektronskog dokumenta čuvaju se u informacionom sistemu.
(3) U informacionom sistemu čuvaju se i elektronske kopije podnesaka, akata i priloga za koje je izvršena digitalizacija.
(4) Za predmete čiji su akti u obliku elektronskog dokumenta omot spisa se formira i vodi u elektronskom obliku u informacionom sistemu. Ukoliko predmet sadrži akte koji nisu u obliku elektronskog dokumenta, štampa se papirni omot spisa u koji se navedeni akti ulažu, pri čemu papirni omot spisa nosi isti broj predmeta kao i elektronski.
(5) Interna dostava predmeta i akata u obliku elektronskog dokumenta vrši se putem informacionog sistema.
(6) Primljeni elektronski dokumenti dnevno se sortiraju i formira se elektronska knjiga dokumenata, s datumom prijema elektronskog podneska.
(7) Na kraju radnog dana elektronska knjiga se štampa i istovremeno se formira elektronska rezervna kopija svih dokumenata pristiglih tokom radnog dana.
Dio IV - Arhiviranje
Član 13.
(Upis registraturne građe)
(1) Cjelokupna registraturna građa nastala u radu institucije upisuje se u arhivsku knjigu, kao opći inventarski pregled, po godinama i klasifikacionim oznakama.
(2) Sadržaj, način vođenja i korištenje arhivske knjige, čuvanje registraturne građe i arhivske građe u institucijama, odabir arhivske građe i njenu primopredaju između organa i Arhiva Bosne i Hercegovine uputstvom će propisati ministar pravde Bosne i Hercegovine, uz prethodnu saglasnost Arhiva Bosne i Hercegovine.
(3) Uputstvom iz stava (2) ovog člana propisat će se obrazac liste kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja koja će se koristiti radi pravilnog arhiviranja i čuvanja registraturne građe, kao i odabira arhivske građe iz registraturne građe.
Član 14.
(Čuvanje registraturne građe)
(1) Registraturna građa koja je primljena, odnosno koja nastane u radu institucije čuva se u arhivima te institucije u odgovarajućim fasciklima koji se čuvaju u prostorijama koje moraju biti osigurane od uništenja, vlage i drugih oštećenja.
(2) Tajni podaci čuvaju se odvojeno od ostalih predmeta na način koji osigurava čuvanje njihove tajnosti, u skladu s odredbama Zakona o zaštiti tajnih podataka.
Član 15.
(Arhiviranje predmeta)
(1) Institucije su dužne arhiviranje predmeta iz svoje nadležnosti vršiti prema spisku iz člana 13. stava (3) ove odluke, na koji je saglasnost dao Arhiv Bosne i Hercegovine.
(2) Arhiviranje predmeta vrši se posebno za svaku klasifikacionu oznaku i prema rokovima čuvanja koji su utvrđeni u spisku.
(3) Uvjete i rokove čuvanja registraturne i arhivske građe, kao i postupak odabira i izdvajanja arhivske građe iz registraturne građe i način primopredaje arhivske građe između institucija i Arhiva BiH uputstvom će propisati ministar pravde, uz prethodnu saglasnost Arhiva Bosne i Hercegovine.
(4) Arhivska građa iz arhiva institucije predaje se Arhivu Bosne i Hercegovine, u skladu sa zakonom i drugim propisima.
Dio V - Prijelazne i završne odredbe
Član 16.
(Vršenje nadzora)
Nadzor nad primjenom odredaba ove odluke i drugih propisa o uredskom poslovanju obavlja Upravna inspekcija Ministarstva pravde Bosne i Hercegovine.
Član 17.
(Izuzetak od primjene)
(1) Izuzetno od odredaba ove odluke, na obrazložen prijedlog institucije, uredsko poslovanje u institucijama iz člana 1. ove odluke može se, zbog specifičnosti obavljanja poslova iz njihove nadležnosti, regulirati posebnom odlukom Vijeća ministara Bosne i Hercegovine.
(2) Institucije u kojima je osiguran informacioni sistem za uredsko poslovanje putem računara i koji predviđa upotrebu elektronskog potpisa u svrhu digitalnog potpisivanja donijet će interne akte o načinu vođenja elektronskog uredskog poslovanja.
Član 18.
(Donošenje provedbenog propisa)
Ministar pravde će u roku od 90 dana od dana stupanja na snagu ove odluke donijeti Uputstvo o načinu vršenja uredskog poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine i utvrditi obrasce za knjige evidencija.
Član 19.
(Obaveza usklađivanja)
Sve institucije dužne su uskladiti svoje interne akte kojima se uređuje uredsko poslovanje s odredbama ove odluke u roku od 90 dana od dana stupanja na snagu uputstva iz člana 15. stav (3) ove odluke.
Član 20.
(Stavljanje izvan snage ranije odluke)
Danom stupanja na snagu ove odluke prestaje važiti Odluka o uredskom poslovanju ministarstava, službi, institucija i drugih organa Vijeća ministara Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", br. 21/01 i 29/03).
Član 21.
(Stupanje na snagu)
Ova odluka stupa na snagu idućeg dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku BiH".
